Digitale Personeelsdossier
Een online personeelsdossier dat compleet en overzichtelijk is en voldoet aan de wet- en regelgeving
Verlies jij ook nog weleens tijd aan het zoeken, vinden en verwerken van informatie over medewerkers? In welke map staat de arbeidsovereenkomst? En waar vind je het burgerservicenummer of een kopie van het identiteitsbewijs? Met het digitale personeelsdossier is dit verleden tijd!
Digitale personeelsdossier van Visma | Raet
Als werkgever ben jij verantwoordelijk voor het opbouwen en onderhouden van het personeelsdossier van werknemers. Het personeelsdossier bevat persoonsgegevens en de privacy hiervan is vanzelfsprekend van groot belang. Met het digitale personeelsdossier van Visma | Raet ben je er zeker van dat je voldoet aan de laatste wet- en regelgeving en de beveiliging van documenten gewaarborgd is.
Met het digitale personeelsdossier heb je altijd en overal inzicht in actuele personeelsdossiers. Of het nou gaat om salarisstroken, jaaropgaven, arbeidsovereenkomsten of diploma’s, medewerkers en managers kunnen er eenvoudig bij en voegen zelf documenten toe.
Flexibel en passend bij jouw HR-processen
De inrichting van het personeelsdossier kun je zelf bepalen, zodat deze naadloos aansluit op jouw HR-processen. Zo kun je bijvoorbeeld voor bedrijfsspecifieke documenten een afzonderlijke documentsoort definiëren. Op medewerkersniveau is het mogelijk om eenvoudig afzonderlijke dossiers te selecteren. Daarnaast zijn de documenten zelf ook eenvoudig te selecteren en te doorzoeken.
Mijn Documenten voor medewerkers en managers
Met de optie Mijn Documenten geef je snel en eenvoudig medewerkers toegang tot hun eigen documenten. Medewerkers hoeven daardoor nooit meer te vragen om een kopie van de arbeidsovereenkomst, de leaseregeling, de onkostenregeling en dergelijke. Zij zijn in staat om gemakkelijk en snel hun eigen digitale personeelsdossier in te zien en documenten op te zoeken. Managers kunnen, naast hun eigen dossier, ook toegang krijgen tot de personeelsdossiers van hun medewerkers. Daarmee zijn schaduwdossiers verleden tijd.
Digitale loonstroken
Digitale loonstroken worden uiteraard direct na de salarisverwerking in het personeelsdossier opgenomen. Ook de medewerker zelf kan deze altijd en overal digitaal inzien.
Sjablonen
Veelgebruikte brieven leg je vast als Word-sjabloon. Door de integratie met MS Office kan je hier eenvoudig gebruik van maken. Dit biedt gemak, snelheid en eenduidigheid in de stijl.
Veilig
De inhoud van het digitale personeelsdossier is uiteraard niet voor iedereen beschikbaar. De gegevens zijn daarom professioneel beveiligd. Gebruikers krijgen alleen toegang tot die onderdelen van het dossier die ze ook daadwerkelijk mogen inzien.
Outlook-integratie
Versturen van documenten en het opnemen van e-mails in het personeelsdossier kan eenvoudig door de Outlook-integratie.
Voordelen van het digitale personeelsdossier
- Minder vragen aan HR doordat managers en medewerkers zelf bij hun personeelsdossier kunnen
- Vind snel HR-documenten met de zoekfunctie
- HR-documenten van medewerkers zijn altijd actueel
- Bespaar tijd en stuur scans van documenten direct naar het juiste personeelsdossier
- Altijd en overal online toegang
- Herkenbare structuur
- Duurzaamheid door minder papiergebruik
- Standaardisatie en eenduidigheid door sjablonen
- Verlaag de kosten door salarisstroken digitaal beschikbaar te stellen
Bewaartermijn personeelsdossier
Welke bewaartermijn geldt er voor persoonsgegevens in een digitaal personeelsdossier wanneer een medewerker uit dienst treedt? Dit is afhankelijk van het soort gegevens, want sommige gegevens zijn wettelijk verplicht om een bepaalde tijd te bewaren.
- 7 jaar: gegevens salarisadministratie die fiscaal van belang zijn
- 5 jaar: loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs
- 2 jaar: werknemersgegevens waar geen wettelijke bewaartermijn voor staat
- 0 jaar: zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moeten deze per direct verwijderd worden. Denk hierbij aan verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.
Meer weten?
Wil je graag meer weten wat Visma | Raet voor jou kan betekenen? Laat dan je gegevens achter. We nemen dan snel contact met je op!