Digitale handtekening
De volgende stap in een volledige digitale verwerking van je documenten
Digitale handtekening
HR-afdelingen sluiten jaarlijks talloze overeenkomsten met medewerkers. Bijvoorbeeld over de arbeidsrelatie, studie en bijscholing of ouderschapsverlof. Het verwerken van de bijhorende documentenstroom is een tijdrovend en vaak omslachtig proces. Brieven worden heen en weer gestuurd, raken kwijt of komen zonder handtekening binnen. Digitaal ondertekenen in de HR software van Visma|Raet is dé oplossing als je zoekt naar besparingen die verder gaan dan een paar postzegels.
Hoe werkt het?
- De leidinggevende stelt in selfservice een contractwijziging op
- HR tekent namens de werkgever het document via bulk sms-authenticatie
- De werknemer ontvangt een e-mail met de contractwijziging en tekent via sms-authenticatie
- De ondertekende documenten worden automatisch aan het medewerkersdossier toegevoegd
Digitale handtekening redt de HR-afdeling
De Wet implementatie EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden is per 1 augustus 2022 ingegaan. In deze wet is onder andere vastgelegd dat werkenden binnen zeven werkdagen na mondelinge overeenkomst, hun arbeidsovereenkomst schriftelijk moeten ontvangen. In het kader van de transparantie is de informatieverstrekking aan de werknemers van essentieel belang. Het gaat dan niet alleen om het verstrekken van de informatie, maar ook of de informatie is ontvangen en is gelezen door de werknemers.
In dezelfde wetgeving staat ook dat elke wijziging in de arbeidsvoorwaarden bij bestaande dienstverbanden uiterlijk op de dag dat de wijziging ingaat schriftelijk bevestigd moeten worden aan werknemers. Dit betekent dat er behoorlijk wat documentatie (opnieuw) ondertekend moet worden. Al met al een behoorlijk extra last op de HR-afdeling. Hiervoor is een mooie oplossing; de digitale handtekening. Welke onderzoeken zijn er uitgevoerd en wat zijn de resultaten daarvan? Ron Lemmens van New Business Radio ging erover in gesprek met Joke van der Velpen, manager wet en-regelgeving; en Peter Kuijt, manager product marketing & partner management bij Visma | Raet.