De krapte op de arbeidsmarkt neemt verder toe en werkgevers hebben steeds meer moeite met het vinden én binden van talent. Als werkgever heb je verschillende knoppen waaraan je kunt draaien om aantrekkelijk werkgever op de arbeidsmarkt te zijn, maar welke knop maakt het verschil? Weleens gedacht om flexibele arbeidsvoorwaarden in te zetten als strategisch HR-instrument?
Maar eerst; waarom zijn flexibele arbeidsvoorwaarden zo waardevol? Flexibele arbeidsvoorwaarden hebben een bewezen positief effect op de tevredenheid van medewerkers en bieden een aantrekkelijk fiscaal voordeel. Ook het jaarlijks onderzoek van Visma | Raet, de Visma | Raet HR Benchmark, laat zien dat beloning en arbeidsvoorwaarden voor het grootste deel (66%) het werkplezier van medewerkers bepalen. Door medewerkers keuzevrijheid te geven in hun arbeidsvoorwaarden – middels een cafetariaregeling of een individueel keuzebudget (IKB) – profileer je je niet alleen als aantrekkelijke werkgever, maar ben je ook beter in staat om talent te binden. Want een kersverse ouder die meer tijd wil doorbrengen met het gezin, vindt een extra vrije dag rond kerst belangrijker dan een jaarabonnement op de sportschool. Terwijl die alleenstaande collega minder behoefte heeft om rond kerst vrij te zijn, maar liever zijn resterende verlofdagen inruilt voor een sportabonnement.
Het mooie van flexibele arbeidsvoorwaarden is dat je er maatwerk van kunt maken. De overheid geeft je als werkgever namelijk een behoorlijke ruimte om er zelf mee te spelen. Alleen diezelfde overheid stelt ook een aantal spelregels waaraan je je dient te houden. Daarom is het belangrijk om die regels op tijd te doorzien en te toetsen, anders maak je van iets moois een groot risico. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor je medewerkers.
Tip 1: Denk aan het gebruikelijkheidscriterium van de werkkostenregeling
Als werkgever kun je via de werkkostenregeling (WKR) onbelaste vergoedingen en verstrekkingen doen aan je medewerkers. Dat kan geheel onbelast als het totale bedrag onder de 1,7 procent blijft van de loonsom tot € 400.000,- van al je medewerkers samen. Voor het restant is het 1,18%. Dat is niet heel veel, maar hierin kun je wel veel zelf bepalen. Houd rekening met het zogenaamde gebruikelijkheidscriterium, want je kunt niet zomaar alles vanuit de WKR verstrekken. Het moet wel gebruikelijk zijn om een dergelijke verstrekking te doen. Een belastinginspecteur keurt een luxe kleurentelevisie nooit goed als deze televisie niet gebruikelijk is voor het werk dat je doet.
Tip 2: Geen kosten maar investering
Weet wel dat je een eindheffing van tachtig procent betaalt als je over die 1,7 procent heengaat. Maar als je daar op jaarbasis misschien 50.000 euro aan Belasting over betaalt en je weet daardoor je personeel beter te binden of je krijgt juist meer nieuwe instroom – waardoor je ook op recruitmentkosten bespaart – dan is die 50.000 euro niet zoveel geld. Natuurlijk zijn het kosten, maar je bent aan het ondernemen. Dus waarom niet, als het alternatief duurder is? Onderhoud van machines zien we toch ook als investering? Waarom dan niet het onderhoud van je medewerkers?
Tip 3: Houd rekening met de realiteitswaarde
Ook onder de WKR kun je cafetariaregelingen blijven aanbieden. Dat is een heel krachtig middel om in te zetten bij het werven van personeel maar ook om talentvolle medewerkers te binden. Medewerkers kunnen periodiek aangeven op welke wijze en in welke vorm ze (een gedeelte van) hun arbeidsbeloning willen ontvangen. Dat kan in de vorm van extra vrije dagen, geld, verstrekkingen of kostenvergoedingen. De Belastingdienst stelt wel een aantal voorwaarden aan zo’n cafetariaregeling. Zo moet een uitruil van loonbestanddelen realiteitswaarde hebben. Dat betekent dat een cafetariaregeling ook echt leidt tot een aanpassing in de onderlinge rechtsverhouding en/of een wijziging in de overeengekomen beloning, inclusief alle bijhorende gevolgen. Denk aan gevolgen voor de hoogte van het vakantiegeld, loondoorbetaling bij ziekte, uitkeringsrechten voor de werknemersverzekering enzovoorts.
Dus bijvoorbeeld alleen het maandsalaris (tijdelijk) verlagen in ruil voor een nieuwe fiets, maar niet de hoogte van het vakantiegeld hierop aanpassen, is niet acceptabel. Weet ook dat een uitruil altijd toekomst gericht is. Met terugwerkende kracht een uitruil doen, roept al snel vragen op richting zogenaamde gekunstelde situaties.
Tip 4: Bereid de regeling voor met een deskundige
Leg je plannen – voordat je ze invoert – op tijd voor aan de Belastingdienst. Het is een kleine moeite, maar met een akkoord van de Belastingdienst creëer je rust en zekerheid, ook bij je medewerkers. Daarbij word je niet achteraf verrast door nare heffingen, correcties en boetes. Werk het netjes uit zodat de inspecteur het goed kan begrijpen, dan begrijpen je medewerkers het hoogstwaarschijnlijk ook. Veel cao’s geven de werkgever ruimte om zelf cafetariaregelingen lokaal af te spreken met werknemers en/of OR. Doe dit zorgvuldig en toets het bij de Belastingdienst, want als werkgever blijf je verantwoordelijk voor je eigen arbeidsvoorwaardebeleid en je fiscale administratie.
Tip 5: Denk aan minimumloon en vakantietoeslag
Medewerkers die heel dicht op het minimumloon zitten, hebben minder ruimte om gebruik te maken van flexibele arbeidsvoorwaarden. Hiermee kader je gelijk een doelgroep af, want medewerkers mogen nooit minder geld ontvangen dan het wettelijk minimumloon. Ook aan vakantietoeslag is een minimum gebonden. Je ziet weleens dat de volledige vakantietoeslag opgaat in het IKB, maar dan wordt duidelijk benoemd dat het wettelijke recht aan vakantietoeslag in de vorm van een IKB wordt genoten. Medewerkers hebben ook de mogelijkheid om – vanuit het IKB – de vakantietoeslag weer terug te draaien. Zo schaad je nooit het recht van de medewerker.
Tip 6: Maak het kenbaar en bepaal samen het doel
Maak de flexibele arbeidsvoorwaarden kenbaar bij je medewerkers. Zet het niet enkel in een handboek of op intranet, maar adviseer je medewerkers erover tijdens een doelstellingengesprek. Als een oudere medewerker vertelt dat hij de werkdruk te hoog vindt, dan kan zijn of haar leidinggevende het onderwerp aansnijden. Vertel over het mooie voorwaardesysteem en zeg dat de medewerker extra verlof kan opnemen met geheel of gedeeltelijk behoud van zijn loon. Of zet flexibele arbeidsvoorwaarden in als die jongere collega graag een opleiding wil volgen die in het kader van de werkkostenregeling niet gericht is vrijgesteld. Wees duidelijk maar ook proactief. Alleen dan maak je het tot een succes. Niet alle medewerkers komen hier uit zichzelf mee. Maak het bespreekbaar en bepaal samen het doel. Wat willen jullie bereiken? Misschien dat iedereen het belangrijk vindt om te sporten. Sluit dan een lucratief contract af met de lokale sportvereniging en zet dat in als doel. Dan maak je het dubbel interessant, want je maakt én gebruik van de omvang van het contract bij de sportschool – zodat je lagere prijzen kan afdwingen – én je maakt het fiscaal aantrekkelijk.
Tot slot, houd altijd in gedachte dat je als werkgever iets wilt bereiken. Helaas staan potentiële talenten niet rijen dik voor je deur en zijn je huidige talenten steeds meer bereid om over te stappen naar een andere werkgever. Dus als je een flexibel arbeidsvoorwaardensysteem hebt of wil gaan invoeren, haal dan het maximale eruit! Maar, blijf wel binnen de kaders. Met een goed doordacht arbeidsvoorwaardenpakket kun je je als werkgever pas echt goed onderscheiden.
Flexibele arbeidsvoorwaarden: strategisch beloningsinstrument
Flexibele arbeidsvoorwaarden hebben een bewezen positief effect op de tevredenheid van medewerkers en bieden financiële voordelen door fiscale uitruil. Flexibele arbeidsvoorwaarden zijn bovendien een goed instrument om talent te werven en te binden.