Als je organisatie groeit, krijg je meestal meer medewerkers en neemt ook de administratie toe. Natuurlijk wil je verder groeien, maar hoe houd je de winkel draaiend als je steeds meer tijd kwijt bent aan de salarisverwerking, ziekmeldingen, declaraties enzovoorts? Moderne HR-software kan hierbij helpen, door processen te digitaliseren en automatiseren bespaar je veel tijd en kosten en maak je minder fouten.
De voordelen van een geïntegreerde HR-en salarisadministratie
De groei van je personeelsbestand merk je vooral op de salarisadministratie. Zeker als je nog werkt met Excel of losse formulieren is het monnikenwerk om elke maand op tijd en correct alle mutaties in te voeren, te controleren en te verwerken. Bovendien is de salarisverwerking gebonden aan strenge regelgeving die je constant moet bijhouden om strenge sancties te vermijden. In een modern salarispakket zijn alle wettelijke rekenregels standaard ingesteld zodat je je daar geen zorgen over hoeft te maken. Ook ondersteunen sommige pakketten meerdere cao’s en kun je bedrijfsspecifieke regelingen tijdens de implementatie naar eigens wens instellen. Maar er zijn meer voordelen.
Veel mutaties in de salarisadministratie ontstaan in de personeelsadministratie. Denk bijvoorbeeld aan een salarisverhoging of een wijziging in de omvang van de arbeidsovereenkomst. In een modern HR-systeem zijn deze administraties naadloos geïntegreerd en zie je de gevolgen van bovengenoemde voorbeelden direct (real-time) terug in de salarisadministratie. Het voordeel is dat de salarisadministrateur meteen een controle kan uitoefenen en niet hoeft te wachten tot het eind van de maand als alle mutaties binnen zijn. Dat werk wel zo efficiënt.
Invoer aan de voorkant via slimme workflows
Behalve mutaties vanuit de personeelsadministratie kun je ook je gegevens laten beheren door de medewerkers, dit noemen we Employee Self Service. Een goed voorbeeld is het indienen van een declaratie. Door de invoer bij de de medewerkers te leggen verloopt dit een stuk efficiënter en maak je minder fouten. Om zeker te zijn dat iedereen de regels volgt en een HR-proces verloopt zoals afgesproken kun je een workflow instellen. In de workflow leg je de route vast die in dit geval de declaratie aflegt van de medewerker tot de salarisadministrateur. Om managers en medewerkers een handje te helpen stel je notificaties in zodat acties niet te lang blijven liggen. Ook kun je een proces automatisch laten starten na een bepaald tijdsinterval of een extra goedkeuring instellen als de declaratie hoger is dan het toegestane bedrag. Dankzij workflows profiteer je optimaal van de de integratie tussen de personeels-en salarisadministratie en krijgen jij en je medewerkers beter grip op je HR-processen.
Grip op verzuim
Meer medewerkers betekent helaas ook vaker verzuim. Verzuim is vervelend voor de medewerker en de organisatie, vooral als het verzuim langdurig of terugkerend is. Voor een zo spoedig mogelijke integratie van WAO’ers heeft de overheid de Wet Poortwachter opgesteld. Deze wet verplicht werkgevers om samen met de medewerker en de arbodienst zieke medewerkers zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. De administratie rondom de Wet Poortwachter is omvangrijk en complex met een hoog risico op fouten en sancties. Een HR-systeem helpt je bij het opstellen en beheren van alle verplichte dossiers en documenten en signaleert tijdig wanneer je actie moet ondernemen naar bijvoorbeeld het UWV. Digitalisering en automatisering van de verzuimadministratie bespaart je veel tijd en kosten en verhoogt de kans op een snelle terugkeer van de zieke medewerker.