Reiskosten artikelen en whitepapers

Thema reiskosten

Vanaf 1 juli 2021 voldoen hoofdzakelijk thuiswerkende medewerkers niet meer aan fiscale regels voor onbelaste reiskostenvergoeding. Lees hier alles over dit thema!

Veel medewerkers ontvangen een vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer.  Maar we zijn vanwege corona het afgelopen jaar anders gaan werken. Minder op kantoor, meer vanuit huis en maken hierdoor minder reisbewegingen. Maar wat betekent dit eigenlijk voor de maandelijkse reiskostenvergoeding?

Reiskostenvergoeding in 2020

De Belastingdienst heeft bepaald dat het geen voorwaarden verbindt aan een wijziging in het reispatroon van medewerkers. Werkgevers mogen vaste reiskostenvergoedingen blijven uitbetalen, zonder extra heffingen. Dit is zowel van toepassing op de vergoeding voor woon-werkverkeer met de auto en op de vergoeding van ov-abonnementen.  

Een voorwaarde voor het toepassen van deze regeling is wel dat de vaste reiskostenvergoeding al vóór 13 maart 2020 was toegekend aan medewerkers. Hetzelfde geldt voor keuzes die gemaakt zijn in het kader van een cafetariaregeling. Voor vergoedingen die zijn overeengekomen na 12 maart 2020 geldt dat de werkelijke reiskosten alleen nog op declaratiebasis worden vergoed.

Zie voor meer informatie ook ons artikel over vragen en antwoorden reiskostenvergoeding 2020

Wat verandert er 2021?

Vanaf 1 juli 2021 voldoen hoofdzakelijk thuiswerkende medewerkers niet meer aan fiscale regels voor onbelaste reiskostenvergoeding. De corona maatregel dat werkgevers aan hun werknemers een onbelaste vergoeding voor vaste reiskosten kunnen geven, wordt verlengd tot 1 juli 2021. Deze regeling gold aanvankelijk tot 1 april van dit jaar. De regels voor de vaste reiskostenvergoeding gelden zowel voor de onbelaste 19 cent per kilometer met eigen vervoer als de vergoedingen voor openbaar vervoer. Dit betekent dat tot 1 juli 2021 de bestaande vaste reiskostenvergoedingen door de werkgever nog onbelast kunnen worden vergoed ook al worden deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt. Voorwaarde is dat het vaste vergoedingen betreft die al voor 13 maart 2020 door de werkgever werden toegekend. Om de vaste reiskostenvergoeding te mogen handhaven moet de werkgever aantonen dat de werknemer 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist.

Waarom wordt de regeling verlengd?

Het kabinet verlengt deze corona maatregel omdat er nog steeds werknemers zijn met kosten die te maken hebben met het reizen voor hun werk. Denk hierbij aan werknemers die vaste kosten hebben van de eigen auto of private leaseauto die zij eerder gebruikten voor woon-werkverkeer. Of aan werknemers die ervoor hebben gekozen hun OV-abonnement te verlengen. De verwachting is dat werknemers als de coronacrisis voorbij is voor een deel thuis blijven werken. Daarom onderzoekt het kabinet de belastingmaatregelen waarmee werkgevers de kosten van thuiswerken kunnen vergoeden. Hierbij wordt ook gekeken naar de samenhang met de bestaande reiskostenvergoedingen.

Wat betekent dit voor de werkgever?

Werkgevers moeten de reisdagen woon-werkverkeer van hun medewerkers in kaart brengen. De impact voor de werkgever hangt af van de situatie van de medewerker:

  • Er verandert niets voor medewerkers die alle dagen naar dezelfde vaste werkplek reizen (36 weken-eis)
  • Er verandert niets voor medewerkers die naar verschillende werkplekken reizen (blijft 128 dagen-eis).
  • Voor die medewerkers die zowel thuis- of op vaste werkplek werken: dit moet op basis van reisbewegingen vergoed gaan worden en daarmee is het noodzakelijk  alle reisbewegingen woon-werkverkeer vast te leggen.

Visma | Raet introduceert de Office Travel App

Om de administratieve last te verminderen en vervelende naheffingen te voorkomen, biedt Visma I Raet  de Office Travel App. Hiermee kan de medewerker op een eenvoudige manier zijn actuele reisbewegingen vastleggen. Werkgevers kunnen gebruik maken van onze webapplicatie waarmee alle reisbewegingen iedere maand worden verzameld, gecontroleerd en klaargezet voor de salarisadministratie.Hiermee verminderen we dus de administratieve last voor medewerkers en ben jij als werkgever in control over de reiskosten in jouw organisatie.

Klik hier voor een impressie van de Office Travel App.

Impressie Office Travel App