Reiskosten artikelen en whitepapers

Thema reiskosten

Vanaf 2021 voldoen hoofdzakelijk thuiswerkende medewerkers niet meer aan fiscale regels voor onbelaste reiskostenvergoeding. Lees hier alles over dit thema!

Veel medewerkers ontvangen een vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer.  Maar we zijn vanwege corona het afgelopen jaar anders gaan werken. Minder op kantoor, meer vanuit huis en maken hierdoor minder reisbewegingen. Maar wat betekent dit eigenlijk voor de maandelijkse reiskostenvergoeding?

Reiskostenvergoeding in 2020

De Belastingdienst heeft bepaald dat het geen voorwaarden verbindt aan een wijziging in het reispatroon van medewerkers. Werkgevers mogen vaste reiskostenvergoedingen blijven uitbetalen, zonder extra heffingen. Dit is zowel van toepassing op de vergoeding voor woon-werkverkeer met de auto en op de vergoeding van ov-abonnementen.  

Een voorwaarde voor het toepassen van deze regeling is wel dat de vaste reiskostenvergoeding al vóór 13 maart 2020 was toegekend aan medewerkers. Hetzelfde geldt voor keuzes die gemaakt zijn in het kader van een cafetariaregeling. Voor vergoedingen die zijn overeengekomen na 12 maart 2020 geldt dat de werkelijke reiskosten alleen nog op declaratiebasis worden vergoed.

Zie voor meer informatie ook ons artikel over vragen en antwoorden reiskostenvergoeding 2020

Wat verandert er 2021?

Op de gevolgen voor de maatregel over de onbelaste vaste reiskostenvergoedingen komt het kabinet terug in januari 2021. Ter overbrugging verlengt het kabinet de maatregel over de onbelaste vaste reiskostenvergoedingen met een maand tot 1 februari 2021. Hiermee moet je kijken naar de daadwerkelijke reisbewegingen van medewerkers. Voor de medewerkers die gewoon 5 dagen blijven reizen naar de werkplek mag je wel onbelaste vaste reiskostenvergoeding betalen. Voor die medewerkers die niet meer voldoen aan de fiscale voorwaarden en dat is meestal bij die medewerkers die thuis werken, is het niet meer mogelijke om een vaste reiskostenvergoeding te betalen.

Wat betekent dit voor de werkgever?

Dit betekent dat werkgevers de reisdagen woon-werkverkeer van hun medewerkers in kaart moeten brengen. De impact voor de werkgever hangt af van de situatie van de medewerker:

  • Er verandert niets voor medewerkers die alle dagen naar dezelfde vaste werkplek reizen (36 weken-eis)
  • Er verandert niets voor medewerkers die naar verschillende werkplekken reizen (blijft 128 dagen-eis).
  • Voor die medewerkers die zowel thuis- of op vaste werkplek werken: dit moet op basis van reisbewegingen vergoed gaan worden en daarmee is het noodzakelijk  alle reisbewegingen woon-werkverkeer vast te leggen.

Visma | Raet introduceert de Office Travel App

Om de administratieve last te verminderen en vervelende naheffingen te voorkomen, biedt Visma I Raet  de Office Travel App. Hiermee kan de medewerker op een eenvoudige manier zijn actuele reisbewegingen vastleggen. Werkgevers kunnen gebruik maken van onze webapplicatie waarmee alle reisbewegingen iedere maand worden verzameld, gecontroleerd en klaargezet voor de salarisadministratie.Hiermee verminderen we dus de administratieve last voor medewerkers en ben jij als werkgever in control over de reiskosten in jouw organisatie.

Klik hier voor een impressie van de Office Travel App.

Impressie Office Travel App