Blog Joke van der Velpen, kennisexpert Visma | Raet

Performance management heeft voor medewerkers soms een negatieve lading. Het wordt dan geassocieerd met beoordelen en afvinklijstjes. Maar het is vooral waardevol als hulpmiddel bij alle veranderingen waar organisaties mee te maken hebben, vooral in deze tijd. En moet er toch gereorganiseerd worden, dan zorgt performance management ervoor dat cruciale skills inzichtelijk zijn.

Frequente inhoudelijke gesprekken over het werk maar vooral ook over de kwaliteiten van een medewerker en hoe die worden ingezet in diens functie, zijn enorm waardevol. Wat wil je, waar ben je goed in, wat zijn de ambities van de organisatie en hoe kun jij daar aan bijdragen? Dat is de insteek bij zo’n gesprek. De band tussen leidinggevende en medewerker versterkt erdoor. De nadruk op de sterke punten van de medewerker tijdens het gesprek, zorgt daarnaast voor meer motivatie, betrokkenheid en uiteindelijk betere prestaties.

Als reorganiseren nodig is, dan wil je helder hebben welke medewerkers cruciaal zijn

Ook als het niet anders kan, als je wel móet reorganiseren, helpt zo’n manier van performance management. Want dan is er inzicht in iemands kwaliteiten en hoe cruciaal die voor de organisatie zijn. Wanneer blijkt dat je kwaliteiten niet goed aansluiten bij de functie, dan is dat misschien niet leuk, maar het is wel helder. Als er over gesproken is en het is vastgelegd, voorkomt het verrassingen, voor medewerker én organisatie.

Een goede aanpak van performance management inclusief het vastleggen van gesprekken, is dus heel belangrijk en dus zeker niet negatief. Het is bovendien zeer effectief wanneer er veel van managers wordt gewisseld. Hoe ga je als HR op het moment van reorganiseren aantonen dat deze persoon cruciaal is voor de organisatie? Dan is een positief dossier essentieel. Is dat niet zo, kijk dan eerst of er, binnen de organisatie, een andere rol is die aansluit bij de sterke punten die in het dossier naar voren komen. Stel dat een consultant zegt dat hij ook heel goed is in sales, dan is het fijn als dat uit de eerdere gesprekken naar voren kwam. Ook als een andere rol in de eigen organisatie er niet in zit, helpt de vastlegging van de goede gesprekken. Dan kun je de vertrekkende medewerker op basis van diens kwaliteiten, begeleiden naar ander werk buiten de organisatie.

HR toetst of leidinggevenden en medewerkers het goede gesprek voeren

Voor HR is er een belangrijke taak weggelegd om leidinggevenden en medewerkers met communicatie en coördinatie -soms met training- op weg te helpen naar die goede gesprekken. Door bijvoorbeeld bij management en leidinggevenden te toetsen of functies nog matchen met de activiteiten van medewerkers. En of er over sterke punten en cruciale skills is gesproken. Kortom, zitten we nog op dezelfde weg en rijden we nog dezelfde kant op? Het vraagt continue feedback.

De medewerker laten beseffen dat het gesprek ook echt iets is van hem of haar, vind ik ook een verantwoordelijkheid van HR. Duidelijk maken dat de gesprekken geen checklist zijn, maar de opbouw van een gezamenlijk dossier waar je als medewerker veel input voor moet geven.

Als het dan toch tot een afscheid komt, verzeil je niet in een ja/nee-discussie

Ook vanuit een juridisch oogpunt is het goed om alle gesprekken en vooral ook afspraken vast te leggen. Documenteer bijvoorbeeld dat een medewerker behoefte heeft aan opleiding om het werk beter te kunnen doen. Of dat je als werkgever scholing aanbiedt zodat de medewerker duurzaam inzetbaar blijft. De werkgever heeft immers een inspanningsverplichting om mensen mee te nemen in veranderingen. Wanneer je als restaurant ineens gaat bezorgen, communiceer dat dan goed. En begeleid de medewerkers in die verandering. Bezorgen vraagt toch andere kwaliteiten. Leg al die aspecten vast. Als het dan tot een afscheid komt, verzeil je niet in een ja/nee-discussie. 

 

Joke van der Velpen is kennisexpert bij Visma | Raet. Via blogs belicht ze actuele thema’s op het gebied van HRM en Payroll in relatie tot wet- en regelgeving.