Bij het inhuren van flexibele arbeid heb je te maken met verschillende vormen van compliance. Hierbij gaat het niet alleen om voldoen aan de wet- en regelgeving, maar ook om zaken als het naleven van beleid, het voorkomen van fraude of financiële risico’s. Compliance management gaat dus verder dan alleen voldoen aan de wet- en regelgeving en betreft tevens het vastleggen en beheren van processen en documentatie. Maar wet- en regelgeving is onderhevig aan wijzigingen, hoe ziet de wet- en regelgeving van vandaag er morgen uit? Dit betekent dat je op de een of andere manier duurzaam compliant moet zijn. Het inhuurproces is complex en dynamisch waar lastig grip op te krijgen is. In dit artikel geven we je inzicht in wat een goede managementmethode is om jouw inhuurproces volledig compliant te krijgen en te houden. Ook gaan we in op het belang van online tooling voor succesvolle ondersteuning van het integrale inhuurproces.
Compliance management in vier stappen
Een compliant inhuurproces is van groot belang. Enerzijds wil je er zeker van zijn dat je volgens de geldende wet- en regelgeving inhuurt. Anderzijds heb je afspraken over het inhuurproces met je kandidaten, leveranciers en je interne collega’s. Middels de plan, do, check, act methodiek kan je hier goed controle op houden.
1. Plan; bepaal compliance benodigdheden
In deze fase breng je in kaart welke processen en stappen er zijn en welke documenten er in iedere stap van het inhuurproces nodig zijn. Denk hierbij onder andere aan alle gegevens die de organisatie op persoonsniveau in het systeem moet hebben en hoe lang deze in de systemen beschikbaar mogen blijven om te voldoen aan wet- en regelgeving.
2. Do; verkrijgen van documenten
Nadat er is bepaald welke documenten er nodig zijn, ga je de informatie ophalen en wordt alles volledig transparant vastgelegd. Als een kandidaat aangeeft dat hij de Nederlandse nationaliteit heeft, dan plaatst de verantwoordelijke manager een verklaring in het dossier dat hij dit ID persoonlijk heeft gezien.
3. Check; controleren, goedkeuren, geldigheid
In de ‘check’-fase zorg je ervoor dat de geldigheid van alle documenten op het juiste moment wordt gecontroleerd. Je wilt immers niet dat een medewerker bij indiensttreding over de juiste documenten beschikt, maar dat één van die documenten na zes maanden verlopen blijkt te zijn. Wanneer een zzp’er aangeeft over een werkvergunning te beschikken, zorg er dan dus voor dat jouw systeem ‘weet’ tot wanneer deze vergunning geldig is en tijdig checkt of de vergunning is verlengd.
Blijf op de hoogte
Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang nieuwe artikelen en updates van Visma | Raet.
4. Act; maatregelen bij non-conformiteit
Deze vierde stap gaat over het naleven van alle processtappen en activiteiten die je met de kandidaten en leveranciers bent overeengekomen. Wanneer een dossier vanuit een van de betrokkenen niet compleet blijkt te zijn, dan kun je maatregelen treffen. Denk bijvoorbeeld aan pas factureren als het dossier van de leverancier compleet is of het niet kunnen schrijven van uren indien de zzp’er een van zijn documenten niet of onvolledig heeft aangeleverd.
Inhuurproces automatiseren belangrijk
Het hiervoor beschreven proces is nog niet zo makkelijk gedaan als dat het klinkt. Want hoe hoe krijg je inzichtelijk dat bepaalde documenten ontbreken of dat deze niet meer geldig zijn? Hier zijn experts voor nodig die de processen snappen, zich volledig verdiept hebben in de wet- en regelgeving en gedisciplineerd zijn om de processen bij te houden. Echter blijft dit mensenwerk en is het foutgevoelig. Automatiseren van je inhuurproces om deze compliant te administreren is dan ook een randvoorwaarde voor succes.
Veelgebruikte tooling voor compliance management ontoereikend
Tijdens ons webinar over compliance op de totale workforce hebben wij de deelnemers de volgende vraag gesteld: “Wat is op dit moment jouw primaire tooling om het inhuurproces compliant te organiseren en administreren?”Het merendeel maakt gebruik van e-mail, Excel, Word of een gedeelde schijf als SharePoint of OneDrive. Deze manier van administreren betreft weinig intelligentie, vraagt om veel discipline en is zeer foutgevoelig. Bovendien is het een kwetsbaar proces. Als bijvoorbeeld de verantwoordelijke het bedrijf verlaat, dan zijn er vaak geen andere personen in de organisatie die weten waar de documentatie en registratie zich bevindt en hoe het met de compliance staat.
Daarnaast worden er HR- en financiële systemen ingezet. Echter dekt dit maar een klein deel en is niet breed genoeg om integrale compliance te realiseren. Ook worden er verschillende systemen tegelijkertijd ingezet. Het is uiteraard goed om te zien dat men investeert in systemen om compliance na te streven. De keerzijde is echter dat het lastig is om grip te houden op meerdere tools.
Hoe kan een Vendor Management Systeem (VMS) je helpen?
Een VMS is een online tool die organisaties integraal ondersteunt bij alles rondom de inhuur van extern personeel. Zo kunnen inhurende managers hun inhuurbehoeften laten weten, leveranciers van personeel hun kandidaten aanbieden, kandidaten gecontracteerd worden en hun uren schrijven en kunnen leveranciers factureren. Dit systeem is opgebouwd als een documentencatalogus waarin alle ‘stoplichten’ automatisch op het juiste moment van groen op rood springen. Is een document ingediend en goedgekeurd? Groen! Is een werkvergunning verlopen? Dan krijgt de verantwoordelijke voor het dossier automatisch een alert en kan hij pas met de betreffende medewerker door als de werkvergunning verlengd is en het stoplicht weer op groen springt.
Compliance zorgen zijn verleden tijd!
Met dit compliancemanagementsysteem kun je er zeker van zijn dat je inhuurt volgens, bijvoorbeeld de wet DBA en de WAB. Maar denk ook aan de AVG en de Commissie Borstlap waarvan delen in de komende periode geïmplementeerd worden. Verder kun je ervoor zorgen dat het inhuurproces verloopt zoals intern bepaald of extern afgesproken in raamovereenkomsten met je leveranciers. Kortom, geen kopzorgen meer rondom een compliant inhuurproces, maar tijd om te doen waar het écht om draait!