De cao-onderhandelingen voor ambtenaren van gemeenten zijn in volle gang. De vakbonden zitten met de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) om tafel om een goed pakket voor de circa 150.000 medewerkers te realiseren. Salarisverhoging is daar een belangrijk onderdeel van. Maar er spelen ook andere thema’s die heldere afspraken behoeven en impact gaan hebben op de gemeentelijke begroting. Denk hierbij aan werkdruk, vitaliteit, werk-privé balans, het generatiepact, thuiswerken en opleiden. Alles bij elkaar een complex palet aan ingrediënten voor een nieuwe cao, dat vraagt om een cijfermatig onderbouwd advies, om uiteindelijk grip te hebben en te houden op de loonkosten en het personeel. Tooling om de verschillende scenario’s door te rekenen komt hierbij goed van pas, vertellen Joke van der Velpen, manager Wet- en regelgeving van Visma | Raet en Hans Kroese, Managing Director Nederland van Pointlogic HR.

 

 

 

Harde cijfers over de werkdruk

Zorgen dat de medewerkers goed en vitaal hun pensioen ingaan, is wat Van der Velpen betreft een van de voornaamste doelen van een collectieve arbeidsovereenkomst. Daaraan gelieerd is de balans tussen werk en privé. ,,En dus zal je goed in kaart moeten brengen hoeveel uur er is op welke afdeling en met hoeveel mensen je dat invult. Dan heb je harde cijfers over de werkdruk waar je op kunt sturen.” Het generatiepact is een ander thema dat de werkdruk beïnvloedt en in kaart kan worden gebracht. Want als oudere werknemers de kans krijgen om minder te werken en zo meer ontspannen naar hun pensioen kunnen toeleven, met behoud van pensioenopbouw, dan is dit goed voor de duurzame inzetbaarheid van deze medewerkers én ontstaat er ruimte voor jongeren om in- en door te stromen. Maar wat doet dit dan met de beschikbare capaciteit en de werkdruk voor de andere medewerkers? Vooral in gemeenteland is de werkdruk een groot item omdat de werknemers hier gemiddeld ouder zijn dan in andere sectoren.

 

Joke van der Velpen, manager Wet-en regelgeving Visma | Raet

 

 

 

Hans Kroese, Managing Director Nederland Pointlogic HR

Afstemming HR en finance

Wat die werkdruk betreft heeft Kroese nog een aanvulling. ,,Naast de kwestie of je genoeg medewerkers hebt, moet je je ook afvragen of die medewerkers wel in staat zijn hun functies goed te vervullen. Wat kun je nog? Eigenlijk moet je niet in functies maar in rollen denken. De valkuil van in functies en niet in rollen denken, is dat het denken wordt verstard en daarmee vaak in beelden van nu en niet van de toekomst wordt gedacht. Binnen gemeenten komt er steeds meer verantwoordelijkheid bij de lijnmanagers te liggen. Wat hebben zij nu en straks nodig aan kennis en competenties om die rol te vervullen, en wat heb je daarvoor al in huis? Maar die vertaalslag blijkt nog lastig te maken.”

We hebben het dan over strategische personeelsplanning. Is dit met tooling te beheersen? Kroese: ,,Dat kan met de juiste afstemming tussen HR en Finance. Het gaat immers om geld en om mensen. Daar moet je ook in tooling de brug slaan. Het moet betaalbaar zijn én aansluiten bij de toekomst van de organisatie en de medewerkers. Op dit vlak valt nog een wereld te winnen.”

 

 

Vooruitkijken

De ruime meerderheid van de ambtenaren woont in de gemeente waar hij of zij voor werkt. Ook deze gegevens zijn handig om inzichtelijk te hebben en er berekeningen op los te laten. Met deze kennis ligt het bijvoorbeeld voor de hand om binnen het individueel keuzebudget het fietsplan meer te stimuleren. Op de plekken in gemeentehuizen waar geen scenario’s worden doorgerekend met behulp van tooling, is Excel nog het leidende instrument. Kroese: ,,En dan wordt er met heel veel Excel spreadsheets in verschillende talen gewerkt. Vaak versnipperde informatie. Om dit bij elkaar te brengen helpt tooling. Dan heb je één waarheid en ben je minder foutgevoelig en afhankelijk van een enkele specialist. Daarnaast kun je zaken ook sneller en beter geautomatiseerd boven water krijgen.” Van der Velpen: ,,Dan zitten we op dezelfde pagina van het boek, in plaats van dat we overal data vandaan halen. Dat voorkomt miscommunicatie en vergemakkelijkt de samenwerking met buurgemeenten. Ook met het oog op de decentralisatie en de toenemende taken voor gemeenten is het prettig om met elkaar naar dezelfde cijfers te kijken en elkaar te helpen door bijvoorbeeld medewerkers uit te wisselen. Waar de een tekort heeft, kan de ander over hebben.” Gemeenten doen op de hun vertrouwde wijze wel ‘hun stinkende best’, benadrukt ze. ,,Maar ze lopen vaak nog achter de feiten aan. Dingen veranderen, maar Excel verandert niet zo snel. Echt vooruitkijken kan niet met Excel en wanneer een deskundige op dit gebied uitvalt, heb je ook een probleem.”

Concreet beginpunt voor een discussie

Bij gemeenten die al wel meerdere scenario’s doorrekenen (en dat zijn er steeds meer), gebeurt dit met een horizon van een tot vijf jaar. ,,Dat ligt ook aan de mate waarin een gemeente de basis op orde heeft”, zegt Kroese. ,,Sommige worstelen heel erg met het nu en kijken minder ver vooruit.” En wat als je die inzichten in het verloop van het personeel en in de rollen die je nodig hebt, niet hebt? ,,Je kunt dan niet zien dat je het niet gaat halen als je zo doorgaat”, stelt Van der Velpen. Kroese merkt op dat je als organisatie het risico loopt dat profielen niet goed aansluiten bij de benodigde profielen, of dat er een tekort aan personeel ontstaat. ,,Het is niet ondenkbaar dat de oudere populatie op doorstroomplekken zit, en dat de jonge aanwas daardoor vertrekt. Je hebt dan geen tijd meer om bij te sturen en bent niet in control.” Het gaat volgens hem ‘continu om de combi tussen het aantal mensen en geld’. ,,Met goede tooling kun je doorrekenen wie er over zoveel jaar nog bij je werkzaam zijn. Dan kun je ook een plan maken wat je met medewerkers gaat doen, waarvoor geen rol meer is. Je kunt dan zorgvuldig voor deze groep gaan zoeken naar een alternatief, binnen of buiten de organisatie. Je hebt dan een concreet beginpunt voor een discussie. Geen ruis op basis van allerlei aannames, maar een duidelijk beeld. Je weet precies hoe het je treft.”

Complete workforce in beeld

Hij wijst er op dat met tooling voor scenarioplanning ook het persoonlijke opleidings- en ontwikkelbudget is door te rekenen. Wat dat gaat kosten over de jaren wordt duidelijk, maar ook wat het gaat betekenen wanneer medewerkers opleidingen hebben gevolgd. Is er bijvoorbeeld wel plek voor ze met die hogere kwalificaties? Om dat helder te krijgen is ook een integraal beeld van de complete workforce nodig. Ook dat komt samen in tooling. Zo kun je naast de vaste medewerkers ook data over de flexibele schil toevoegen voor scenario’s. Van der Velpen: ,,Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel zzp’ers er ingehuurd worden en of die op strategische functies zitten. En welke gevolgen het heeft als je ze lange periodes inhuurt. Zo krijg je grip op de totale arbeidskosten.” Natuurlijk zijn er ook voor de software van scenarioplanning onvoorziene gebeurtenissen, zoals corona. Hierdoor is thuiswerken ineens veel belangrijker geworden, met budgettaire consequenties (thuiswerkvergoeding). Een situatie die ook vraagt om tijdig analyseren en doorrekenen. Net zoals bij de aanloop naar een nieuwe cao, met alle relevante thema’s: werkdruk, vitaliteit, werk-privé balans, het generatiepact, thuiswerken en opleiden. Als gemeente wil je vooraf graag weten wat veranderingen hierin gaan betekenen voor financiën en formatie. Om onaangename verrassingen achteraf te voorkomen. Daarom hoort tooling voor scenarioplanning tegenwoordig in de gereedschapskist van HR en Finance.

Op 11 november a.s. organiseren Visma | Raet en Pointlogic HR samen een webinar, specifiek voor gemeenten, over de cao-ontwikkelingen en de toegevoegde waarde van Scenarioplanning. Geïnteresseerd? Bekijk hier de aanmeldpagina.

 

 

Blijf op de hoogte

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang nieuwe artikelen en updates van Visma | Raet.

Aanmelden nieuwsbrief