In oktober 2013 startte het Zuid-Afrikaanse Aspen in Oss na overname van een productiefaciliteit met zo’n 900 medewerkers. Bij Aspen Oss worden Actieve Pharmaceutische Ingrediënten (API’s) geproduceerd. Henriëtte Schmeitz: “Het voorgaande bedrijf werkte al met Visma | Raet Youforce, dat is zo gelaten. Gaandeweg hebben we wel de HR-processen steeds efficiënter ingericht.”

Strategische keuze

Henriëtte Schmeitz kwam in februari 2014, kort na de overname, als Manager BPO HR aan boord bij Aspen Oss. Aan haar de taak om de (administratieve) HR-processen zo efficiënt mogelijk in te richten. “Aspen heeft er vanaf de start voor gekozen om geen eigen afdeling Personeels- en Salarisadministratie op te zetten. De HR-afdeling is beperkt van omvang, alles wat efficiënter en effectiever kan levert dus tijdwinst op.”

Pragmatisch

We hebben de inrichting van de HR-afdeling heel pragmatisch aangepakt. Vanuit het verleden werkte het bedrijf al met Visma | Raet Youforce. Deze samenwerking hebben we voortgezet. Toen Aspen op 1 oktober 2013 het Visma | Raet-systeem implementeerde zijn de primaire HR-processen al direct ondersteund met selfservice. Denk hierbij aan het aanmelden van nieuwe medewerkers, contractwijziging, uit dienst melden, declaraties van overuren en aanvragen van verlof.

"Selfservice scheelt niet alleen tijd en menskracht, informatie vanuit de bron is ook het meest zuiver"

In de loop van de tijd zijn hier veel processen aan toegevoegd, waaronder aanvragen voor vacatures en goedkeuring voor opleidingen, diverse aanvragen voor onbetaald verlof en onkostendeclaraties. Ook zijn de bestaande selfservice flows uitgebreid. Alle flows bevatten automatisch gegenereerde brieven en contracten.

De informatie in Visma | Raet is ook basis voor de toegang tot onze IT-systemen en het verkrijgen van een toegangspas tot het bedrijf. Ik zoek samen met Visma | Raet voortdurend naar manieren om processen te optimaliseren. Dat scheelt niet alleen tijd en menskracht, informatie vanuit de bron is ook het meest zuiver.

Optimaliseren

Ook als het gaat om optimaliseren ga ik pragmatisch te werk: als zich een medewerker meldt met een vraag, probeer ik dat direct op te lossen. Daarnaast wil ik de processen zo eenvoudig mogelijk maken. Bij de start was er een probleem in de verlofmodule met de saldi vrije dagen. Het duurde even voordat dat was opgelost en daardoor slonk bij de medewerkers het vertrouwen in het systeem. Mijn motto is: snel oppakken die klachten, en oplossen. Zo krijgen onze mensen bewijs dat het systeem wél goed werkt.

Self Service

Het werken met Self Service was voor een aantal medewerkers wel even wennen. We hebben veel productiemedewerkers in ploegendienst. Zij hebben op het werk geen eigen pc. Maar medewerkers hebben ook vanuit huis toegang tot Self Service. En voor de mensen die er toch moeite mee hebben, hebben we het zo geregeld dat hun direct leidinggevende voor hen de aanvragen kan invoeren. Ondertussen wordt daar steeds minder gebruik van gemaakt, nu vrijwel iedereen thuis een pc heeft en gewend is aan het systeem.

Apart mailadres

De overgang naar Aspen was behoorlijk ingrijpend voor het bedrijf. Mensen kwamen in een nieuwe organisatie en omdat we het systeem optimaal wilden gebruiken, werden er in rap tempo nieuwe modules in Visma | Raet Youforce gehangen. Dat er dan vragen komen is onvermijdelijk. Zoals ik al zei wilden we die wel snel kunnen beantwoorden. Daarom hebben we een apart mailadres ingesteld. Ik streef ernaar om nog dezelfde dag antwoord te geven. Overigens was dit ook heel handig om te signaleren waar in het systeem structurelere aanpassingen nodig waren. Als er veel mailtjes over één module kwamen kreeg die prioriteit.

“Mijn motto is: snel oppakken die klachten, en oplossen. Zo krijgen onze mensen bewijs dat het systeem wél goed werkt.”

Het emailadres is er nog steeds, maar nu krijgen we nog maar een paar mailtjes per week en dan gaat het vaak over modules die mensen niet zo vaak gebruiken. Dat is een heel verschil met het begin en laat zien dat onze aanpak heeft gewerkt.

Management

Het management heeft Visma | Raet Youforce snel omarmd. Ze vinden het handig dat er zoveel mee kan, dat er veel is geautomatiseerd. Naast inzage in verlofsaldi en declaraties kunnen ze zelf rapporten draaien over de bezetting en het ziekteverzuim van hun afdeling. Het is voor hen altijd zichtbaar waar een mutatie ‘hangt’ in de autorisatieflow.

Toekomst

We zijn nu voor ongeveer 90% klaar, optimized to the max zeg maar. Ik zie altijd nog wel punten ter verbetering. Overigens zitten we bij alle verbeterslagen – maar eigenlijk bij elk proces – wel sterk op de controle. Je blijft als opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor de processen die je hebt uitbesteed. Daarom moet je mensen in huis hebben die de materie en de processen kennen.

Partnership

Dat ik zo kon en kan optimaliseren, is alleen maar mogelijk door de nauwe relatie met Visma | Raet. Natuurlijk is alles formeel goed geregeld, maar het heeft ook te maken met de mensen die er werken. Bij outsourcen is het belangrijk dat je snel kunt schakelen, maar ook dat je eerlijk bent naar elkaar – Visma | Raet verkoopt geen praatjes. Je kunt bij outsourcing in mijn ogen niet spreken van een klant-leveranciersrelatie, het lijkt meer op een huwelijk: je trekt met elkaar op als partners. Je moet een klik hebben met je contactpersoon. Mede daardoor hebben we het optimalisatieproces voortvarend op kunnen pakken

Tips voor HR outsourcing

• Het idee dat je bij outsourcing zelf nergens omkijken meer naar hebt, is niet terecht. Je blijft zelf verantwoordelijk.
• Dus houd controle op de uitvoering.
• Je moet iemand in huis hebben met kennis van zaken van het proces dat je wilt uitbesteden. Dat maakt de communicatie met de dienstverlener gemakkelijker.
• Stel een projectleider aan die materiedeskundig is. Vaar niet blind op de consultant.
• Zorg dat je een klik hebt met de projectleider, vraag zo nodig iemand anders.
• Met respect en goede communicatie kom je een heel eind. Een gezond meningsverschil moet kunnen.
• Heb vertrouwen in elkaar en heb oog voor elkaars uitdagingen.
• Zorg dat je zelf het ownership houdt

Meer over HR outsourcing