Daelzicht is een zorgorganisatie in Limburg met een groot en gevarieerd aanbod voor kinderen, jongeren en volwassenen met een verstandelijke beperking. Ruud van der Meulen werkt als strategisch HR adviseur voor de zorgorganisatie en houdt zich bezig met de coördinatie van impactvolle HR-projecten. De laatste jaren heeft Ruud een beroep gedaan op verschillende interim professionals van Visma | Raet voor onder meer de optimalisatie van de HR-administratie en de voorbereiding van de uitbesteding van de payroll. Wij blikken met Ruud terug en vragen hem naar zijn ervaringen.

Daelzicht heeft de afgelopen jaren meerdere interim professionals van Visma | Raet ingezet. Jullie zijn gestart met Tamara. Wat was haar opdracht?

We hebben Tamara in 2018 gevraagd een frisse blik te werpen op de processen binnen de personeels-en salarisadministratie. De mensen op deze afdeling werken daar al jaren en we wilden de (Youforce-)processen eens goed tegen het licht houden en waar mogelijk optimaliseren. Zowel ik als onze HR-manager Karin Zelissen hadden onvoldoende tijd hier echt op te focussen. We hebben toen bij Interim services van Visma | Raet aangeklopt voor ondersteuning. Enerzijds voor een stuk operationele sturing van de afdeling maar vooral om bestaande en vaak verouderde processen te verbeteren.

Tamara is gestart met het in kaart brengen en verbeteren van administratieve processen en de vertaling hiervan naar Youforce. Vanuit die rol gaf ze langzaam maar zeker ook steeds meer sturing aan de afdeling Tamara deed dit niet vanuit een hiërarchische rol, want de HR-manager is altijd verantwoordelijk gebleven maar ze stond als een ‘primus inter pares’ tussen Karin en de medewerkers in.

De afdeling personeels-en salarisadministratie werkte dus al jaren volgens dezelfde processen. Heb je een voorbeeld van een proces dat nu anders is ingericht?

Tamara heeft een aantal oude patronen doorbroken. Mensen kijken nu scherper naar de werkprocessen maar ook naar de werkhouding en durven kritischer naar de klant te zijn. De grootste winst is dat we het HR-systeem nu gebruiken waarvoor het bedoeld is. Een goed voorbeeld zijn de klappers met excel-lijstjes van mutaties en indiensttredingen. Die zijn met de komst van Tamara verdwenen. De medewerkers weten nu dat je ze ook terugvindt in het archief van Youforce en gebruiken dit ook.

“Tamara heeft een aantal oude patronen doorbroken. Mensen kijken nu scherper naar de werkprocessen, werkhouding en durven kritischer naar de klant te zijn.”

Je gaf eerder aan dat Tamara tussen de medewerkers en de HR-manager in stond en een stuk coaching voor haar rekening nam. Was dit ook onderdeel van haar opdracht?

Het was geen onderdeel van de opdracht maar vloeide op natuurlijk wijze voort uit haar werk. Als je met medewerkers in gesprek gaat over procesoptimalisatie leer je niet alleen de processen beter kennen maar ook de mensen die daar achter zitten. En dan blijkt dat niet iedereen helemaal op de juiste plek zit en zo groei je van procesoptimalisatie naar zoals ik dat zeg ‘afdelingsoptimalisatie’.

Tegelijkertijd had ze geen hiërarchische rol en kwam ze soms in een spagaat over wat je wel en niet kan bespreken. We hebben daar continu over gesproken met Tamara en Karin en dat in overleg goed afgestemd.

Wat was de grootste uitdaging van Tamara en hoeft ze dit aangepakt?

Haar grootste uitdaging was absoluut het doorbreken van oude patronen en efficiënter gaan werken. Vreemde ogen dwingen natuurlijk maar de kracht van Tamara is dat ze geduldig met iedereen verbinding maakte, altijd dezelfde boodschap vertelde en boven alles heel straight was. De afdeling zag haar niet als een bedreiging maar als een expert met toegevoegde waarde. En dat was de succesfactor.

 

 

Kun je vertellen wat de afdelingsoptimalisatie’ de medewerkers persoonlijk heeft opgeleverd?

Het is een kleine groep en voor iedereen was dat wat anders. Als administratie ben je meestal de laatste schakel in het proces en loop je het hardst tegen deadlines aan als leidinggevenden bijvoorbeeld mutaties te laat aanleveren. In het algemeen hadden de medewerkers vaak het gevoel achter in de rij te staan maar nu zijn ze zich veel meer bewust van hun expertise en bijdrage aan de organisatie.

En als je kijkt naar de harde resultaten. Welke winst heb je dan geboekt?

De originele opdracht was procesoptimalisatie binnen de afdeling en de systemen en dat doel is absoluut behaald. Inefficiënte stappen uit werkprocessen zijn grotendeels verdwenen, afdelingsoverleggen geoptimaliseerd en we hebben afscheid genomen van excel lijstjes. De harde resultaten zitten vooral in de opnieuw ingerichte en beschreven Youforce processen. Deze zijn nu een stuk efficiënter met kortere doorlooptijden en daarmee boeken we een aanzienlijke tijdswinst.

Wat hebben jullie gedaan met deze tijdswinst?

Deze winst zat vooral op de personeelsadministratie. Deze medewerkers hebben nu meer ruimte voor advies aan collega’s op operationeel niveau. Een vraag over verlof of een fietsplan beantwoorden we nu een stuk sneller en daar wordt de hele organisatie blij van. Daarnaast is in het reguliere werk een eind gekomen aan overwerken. De medewerkers hebben parttime contracten maar werkten vaak veel meer uren dan hun contract. Los van eventuele projecten of calamiteiten werkt iedereen nu weer volgens de reguliere uren en hebben ze veel meer rust in hun werk en dat komt ook de kwaliteit ten goede.

Na Tamara was het de beurt aan Peter. Wat was de aanleiding van zijn komst?

Na het vertrek van Tamara is de bezetting van onze salarisadministratie flink gekrompen. Met nog maar een parttime medewerker was onze salarisadministratie natuurlijk enorm kwetsbaar. We hebben toen besloten om deze medewerker te ondersteunen maar niet structureel. We wilden onze salarisadministratie uitbesteden aan Visma | Raet en om deze periode te overbruggen, hebben we opnieuw bij jullie aangeklopt voor een interim professional. En dat was Peter.

Peter was vanwege zijn achtergrond en ervaring in de zorg direct een volwaardige collega op de salarisadministratie. Niet alleen kent hij de fijne kneepjes van het vak en keek hij net als Tamara met een frisse blik naar de soms vastgeroeste processen, hij weet ook wat er komt kijken bij een uitbesteding. Daar heeft hij ook zijn rol gepakt maar Peter was vooral de back-up die wij nodig hadden om in de periode juli 2020 tot januari van dit jaar over te gaan naar uitbesteding.

“Peter was vanwege zijn achtergrond en ervaring in de zorg direct een volwaardige collega op de salarisadministratie.”

Inmiddels is ook een derde interim professional van Visma | Raet aan de slag bij Daelzicht, Michael, wat is zijn rol?

Michael werkt niet op de afdeling HR maar bij informatisering. Onze applicatiebeheerder heeft Daelzicht verlaten en het viel ons erg tegen iemand in de markt te vinden. Voor de continuïteit van de systemen doen we nu een beroep op Michael. Hij werkt vier uur in de week en onderhoudt de koppelingen en de systemen. Ook verzorgt hij het functioneel beheer van Youforce en Beaufort en als er tijd overblijft een stuk procesoptimalisatie.

Je hebt met drie verschillende interim professionals gewekt van Visma | Raet met elk hun eigen specialisme. Wat is de verbindende factor?

Ik heb ze stuk voor stuk ervaren als op-en-top professionals en kon het met alle drie prima vinden. Ik vind het lastig om ze met elkaar te vergelijken. Tamara was een echte interim professional van Visma | Raet terwijl Peter en Michael professionals komen uit jullie externe netwerk. Wat ze verbindt is sowieso hun uitstekende vakkennis maar nog meer het gemak waarmee ze connectie leggen met de organisatie en de mensen. Ze stellen zich echt op als collega’s en ik voelde direct het commitment dat ze toonden aan onze organisatie.

Wat kun je vertellen over de beschikbaarheid van de professionals?

Dat verliep heel vlotjes. Alle drie konden ze vrijwel direct aan de slag en werden na onze aanvraag meteen voorgesteld. De samenwerking met Hans Holtman, onze accountmanager bij Visma | Raet was prima. Hans wist elke keer onze vraag uitstekend te vertalen naar de professional die wij nodig hadden. Toen Tamara kwam was ze aan het afbouwen bij een andere opdracht in Limburg. We hebben het zo afgesproken dat zij tegelijkertijd bij ons ging opbouwen. Zo kon ze toch twee dagen in de week voor ons aan de slag. Visma | Raet heeft daar goed in meegedacht.

Hoe was het contact met Visma | Raet over de verschillende professionals?

We hebben meestal telefonisch contact, of via Teams of Hangouts. Niet maandelijks maar wel een keer of twee tijdens de periode dat een interim professional bij ons zit. Vorige week heb ik met Hans nog over Peter gesproken. Dat klinkt misschien niet als heel veel maar voor mij is het voldoende. Ik weet dat bij knelpunten Hans altijd bereikbaar is en direct actie onderneemt. Voor mij hoeven wij niet te overleggen om het overleggen. Wat telt, is dat iemand beschikbaar is als er echt iets speelt.

“Voor mij hoeven wij niet te overleggen om het overleggen. Wat telt, is dat iemand beschikbaar is als er echt iets speelt.”

Als je tot slot terugkijkt naar de inzet van onze Interim Services, waar ben je dan het meest tevreden over?

Dat is zonder twijfel de combinatie van snelheid en kwaliteit. Een goede voorbeeld is onze afdeling informatisering. Daar staan veel vacatures open en hebben we moeite met het vinden van geschikte mensen. Als ik dan zie hoe snel in dit geval Michael bij ons kon beginnen en welke kwaliteit hij levert dan neem ik daar mijn petje voor af.