Sophie Koopmans is HR analist bij de Nederlandse fabrikant van vliegtuigonderdelen Fokker, tegenwoordig: Fokker Technologies. De organisatie heeft een flinke verandering achter de rug na de overname door GKN, een Engelse partij. Het toepassen van HR analytics, onder meer de e-HRM van Visma | Raet, speelde daarbij een belangrijke rol.

“In die periode is HR uitgebreid met een aantal global practice leads. Eén daarvan is HR Tools & Methods, waar ik verantwoordelijk ben voor HR analytics. We zijn een expertisecentrum voor alle werkmaatschappijen en werken dus organisatiebreed. Hiervoor had iedere werkmaatschappij z’n eigen specialisten maar door de manier waarop we nu werken, zijn de lijnen veel korter en kan iedereen gebruikmaken van onze expertise. Deze werkwijze is een voorwaarde om HR analytics voor de hele organisatie te kunnen doen. We zien nu dat het model dat HR heeft gelanceerd door steeds meer andere functies wordt omarmd.”

Wat was de rol van het HR Tools & Methods team bij de overname door GKN?

“We hebben ons rond de overname vooral bezig gehouden met de due diligence en business comparison. Aan de ene kant moest HR de platte kengetallen oplepelen. Aan de andere kant hebben we intensief de verbinding met de business en de werkstromen gezocht. Daarin hebben we een voorbeeldrol gespeeld. En ervoor gezocht dat we een vergelijking konden maken tussen Fokker en GKN. Daardoor werd het in het integratieproces mogelijk om te zien wat we van elkaar kunnen leren. Wat is vergelijkbaar en hoe kunnen we dingen aan elkaar knopen? De business kan op basis van de door ons gemaakte analyse nog beter in kaart brengen wat de verschillen zijn.

Consequenties

We zijn vervolgens nauw betrokken geweest bij het proces van de integratie. Al aan het begin van de reorganisatie stonden wij klaar met de juiste gegevens en berekeningen. Samen met HR business partners en HR operations hebben we de afbouw van personeel goed in kaart gebracht. En konden we duidelijk aangeven wat de financiële consequenties waren van de reorganisatie. Welke besparing en welke kosten kun je in welk scenario verwachten? Op basis van onze gegevens heeft Finance ook de financiële forecast voor het hele bedrijf bijgesteld. GKN heeft ons daarmee gecomplimenteerd. Zij hadden het nog nooit meegemaakt dat HR dit soort gegevens paraat had.”

“We konden duidelijk aangeven wat de financiële consequenties waren van de reorganisatie. Welke besparing en welke kosten kun je in welk scenario verwachten?”

Om met HR analytics aan de slag te gaan is het belangrijk dat je de vraagstelling helder hebt. Met welk vraagstuk zijn jullie begonnen?

“In de eerste fase was dat vooral: welke functies en typen medewerkers – inclusief zijn/haar kwaliteiten – hebben we hier rondlopen en hoe ziet die situatie er bij GKN uit? En hoe kun je ervoor zorgen dat je die mensen op dezelfde manier classificeert, zodat je aan de hand daarvan een vergelijk kunt maken. Hoeveel programmamanagers hebben wij en hoeveel zijn er bij GKN en wat zijn business drivers die dicteren hoeveel programmamanagers je uiteindelijk nodig hebt? Zo konden we van elkaar leren. Want dat is altijd de intentie geweest bij de overname. Waar is Fokker beter in? Waar is GKN beter in? En hoe kunnen we die kwaliteiten optimaal integreren?

Data als basis

Op het moment dat alle handtekeningen waren gezet, zijn we een integratieproces ingegaan. De HR business partners zijn nauw betrokken bij het schetsen van de nieuwe organisatie. Zij hebben bijvoorbeeld meegedacht over wat het zou betekenen voor mensen. Nadat we samen alle veranderingen in kaart gebracht hadden, kon de OR worden geïnformeerd. Middels een centrale database werd de voortgang gemonitord, werden berekeningen gevalideerd en vaststellingsovereenkomsten gegenereerd. Zodoende waren we in staat – indien nodig – om tijdig bij te sturen.”

”Als niemand je cijfers leest of er iets mee doet, heeft HR analytics weinig zin.”

Jullie hebben in feite het sociale plan doorgerekend…

“Ja, dat klopt. Het ging niet alleen over mensen van wie we afscheid moesten nemen, maar ook over verplaatsingen. Omdat we een netwerkorganisatie werden, moest een groot aantal mensen naar een andere plek. Door dat goed door te rekenen, hadden we inzichtelijk wie we waar overhielden. Een van onze maandelijkse rapportages gaat over aantal fte’s. Vroeger was dat een lijstje, inmiddels kunnen we naast elkaar zetten hoeveel mensen we voor een bepaalde functie hebben, wat het budget is en wat de forecast is. En daarbij geven we aan waar significante verschillen zitten. Het management hoeft die vervolgens alleen nog maar te duiden en te bepalen wat ze ermee willen.”

Aansluiting bij de business

Hoe zorg je ervoor dat de kwaliteit van de data zo goed is dat je er dit soort dingen uit kunt halen?

“Het is van groot belang dat je goed bent aangesloten bij de business. Je moet weten wat daar nodig is. Als niemand je cijfers leest of er iets mee doet, heeft HR analytics weinig zin. Dit betekent dus ook dat anderen jouw cijfers moeten kunnen interpreteren. Om die reden worden we nu geregeld uitgenodigd om de analyses toe te lichten bij de Board of Management, het Fokker Management Team en Leadership Teams.”

Welke vragen uit de business heb je gekregen?

“2016 heeft vooral in het teken gestaan van kostenbesparing. Niet alleen door de reductie van medewerkers, maar juist in de breedste zin van het woord. Onze analyses op het gebied van overige personeelskosten zoals kosten van expats, ziekteverzuim en inleners hebben een substantiële bijdrage geleverd aan het realiseren van de benodigde kostenbesparingen.

Maar we krijgen bijvoorbeeld ook vragen over generatiemanagement en succession planning. Data genoeg, maar waar te beginnen? Het is aan ons om cijfers te duiden, eventuele knelpunten op te sporen en te onderzoeken welke factoren die beïnvloeden. Met onze analyses gaan de HR business partners het gesprek aan met het lijnmanagement. ”

Innovatie

Fokker werkt met HR cloud software van Visma | Raet. Welke invloed heeft digitalisering van HR op de informatievoorziening in de organisatie?

“GKN was erg onder de indruk van wat Fokker met e-HRM van Visma | Raet doet. Self Service is destijds een grote implementatie geweest, met veranderingen voor zowel medewerkers als HR. Maar we zijn inmiddels alweer zo gewend om ermee te werken… dat je weleens vergeet wat voor innovatie het eigenlijk is. De zichtbaarheid van eventuele fouten is enorm verbeterd, dat leidt tot een veel betere controle. Dat kan heel basaal beginnen, bijvoorbeeld met een medewerker die aangeeft dat z’n declaratie niet wordt behandeld. Daardoor kunnen wij fouten uit die boomstructuur halen. Dit soort zaken krijgen we nu veel sneller boven water. Bij de voorbereidingen voor de beoordelingsronde ontdekten we onlangs dat de kwaliteit van de data al zoveel hoger is dan in het verleden. Vooral omdat managers nu zelf het overzicht hebben. Ze zien het direct als er dingen niet kloppen. En daarmee is Self Service – en HR analytics – ook een hulpmiddel om de nieuwe organisatie te bestendigen en te verbeteren.”

“Bij de voorbereidingen voor de beoordelingsronde ontdekten we onlangs dat de kwaliteit van de data al zoveel hoger is dan in het verleden”