Interim Services maakt werken binnen de gemeente Groningen makkelijker!

Interview met

Gemeente Groningen
Marije Plas
Manager bedrijfsvoering

Producten in deze case

Interim Services

Case in het kort

De Gemeente Groningen heeft in 2020 een belangrijke optimalisatieslag doorgevoerd binnen Youforce. Marije Plas, manager bedrijfsvoering bij de gemeente Groningen heeft de optimalisatie begeleid en hiervoor de hulp ingeroepen van interim professional Willy Zoomer van Visma | Raet.

De Gemeente Groningen heeft in 2020 een belangrijke optimalisatieslag doorgevoerd binnen Youforce. Marije Plas, manager bedrijfsvoering bij de gemeente Groningen heeft de optimalisatie begeleid en hiervoor de hulp ingeroepen van interim professional Willy Zoomer van Visma | Raet. In een gesprek met Marije gaan we dieper in op de inzet van interim dienstverlening, de keuze voor een interim professional van Visma | Raet en wat de professional uiteindelijk heeft opgeleverd.

Toen je Willy vroeg voor ondersteuning bij de Youforce optimalisatie was hij al bij jullie werkzaam. Kun je vertellen wat zijn oorspronkelijke opdracht was?

In eerste instantie hebben we Willy ingehuurd voor ondersteuning bij ons functioneel beheer. Binnen de gemeente lopen 35 functioneel beheerders rond waarvan een deel werkt voor het HR-systeem en de rest zich bezig houdt met financiële systemen, websites en zaakgericht werken. In totaal heb ik 80 applicaties onder mij en toen ik anderhalf jaar geleden in dienst kwam, hadden we onvoldoende mensen om deze allemaal te onderhouden. In afwachting op budget voor een permanente invulling hebben we Willy gevraagd deze periode te overbruggen.

En aansluitend op die werkzaamheden volgde dus de optimalisatie van Youforce. Wat was het doel van deze verbeteringen?

We hebben de optimalisatie aangegrepen om de werkzaamheden in het beheer van de HR-applicaties slimmer uit te voeren en de taken beter te verdelen. Neem nou bijvoorbeeld een proces zoals het resetten van wachtwoorden. Wie is daar verantwoordelijk voor, HR of functioneel beheer? Door dit soort discussies proberen we de onderlinge samenwerking tussen IT en HR te verbeteren. Een van de concrete maatregelen die hieruit volgde, was het benoemen van key-users die de eerste vragen over het HR-systeem afvangen voordat ze belanden bij functioneel beheer.

Gemeente Groningen

De gemeente Groningen bevindt zich in de gelijknamige provincie en is met ruim 230 duizend inwoners veruit de grootste gemeente van Noord-Nederland. De gemeente heeft meer dan 3.000 medewerkers waarvan een deel werkt voor het shared service center dat verantwoordelijk is voor HR, IT, financiën en communicatie in de gemeente.

Daarnaast moest werken met het systeem gewoon een stuk effectiever. Zo vulden leidinggevenden bij het aannemen van nieuwe medewerkers allerlei informatie in waarvan je eigenlijk dacht, waarom doet HR dit niet? Die workflows waren niet logisch opgeknipt. Maar ook hele praktische dingen zoals het invullen van formulieren. Soms stond daar dan ‘is ORT van toepassing?’ Geen idee waar ‘ORT’ voor staat. Dus zijn we gaan kijken, kan er een toelichting bij dit veld en moet de leidinggevende dit wel opgeven? En sommige processen zoals ziek-en betermeldingen mag een leidinggevende nu delegeren aan een medewerker. Kortom een serie maatregelen om beter en slimmer gebruik te maken van alle mogelijkheden in Youforce.

Waarom heb je besloten dit project extern te beleggen en niet bij een van jullie eigen medewerkers?

Toen dit speelde hadden we domweg niet de capaciteit en de tijd om daar iemand uit onze eigen organisatie voor op te lijnen. We zochten dus een professional met verstand van het HR-systeem, met name op het gebied van workflows om direct meters te maken. Willy liep toen al bij ons rond en we wisten dat hij de juiste kennis had en paste in onze club. Vooral zijn technische kennis van het systeem kwam goed van pas. Bij de ingebruikname van Youforce is vrij ingewikkelde codering gebruikt zodat HR-medewerkers weinig keuzes hoeven te maken en in een keer de juiste brief uit het systeem krijgen. De keerzijde is wel dat hierin veel variabelen en overwegingen zijn meegenomen en het onderhoud niet eenvoudig is.

 

Blijf op de hoogte

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang nieuwe artikelen en updates van Visma | Raet.

Aanmelden nieuwsbrief

Waarom heb je besloten dit project extern te beleggen en niet bij een van jullie eigen medewerkers?

Toen dit speelde hadden we domweg niet de capaciteit en de tijd om daar iemand uit onze eigen organisatie voor op te lijnen. We zochten dus een professional met verstand van het HR-systeem, met name op het gebied van workflows om direct meters te maken. Willy liep toen al bij ons rond en we wisten dat hij de juiste kennis had en paste in onze club. Vooral zijn technische kennis van het systeem kwam goed van pas. Bij de ingebruikname van Youforce is vrij ingewikkelde codering gebruikt zodat HR-medewerkers weinig keuzes hoeven te maken en in een keer de juiste brief uit het systeem krijgen. De keerzijde is wel dat hierin veel variabelen en overwegingen zijn meegenomen en het onderhoud niet eenvoudig is.

 

 

Verder helpt Willy ons niet alleen met de herinrichting van de workflows maar ook om bewuster keuzes te maken. Wil je het proces aan de voorkant versimpelen waardoor je inrichting complexer wordt of leg je juist meer werk bij de medewerkers neer?

Vervulde Willy ook een trainingsfunctie voor jullie eigen medewerkers?

Ja absoluut. We hebben vorig jaar een nieuwe medewerker aangenomen en die loopt nu met hem mee om na het vertrek van Willy zelfstandig workflows te bouwen. Verder was Willy een vraagbaak voor iedereen om uit te leggen hoe dingen werken zoals ze werken en welke mogelijkheden het systeem allemaal biedt. En het helpt natuurlijk dat hij zijn collega’s achter de schermen bij Visma | Raet kan raadplegen. Daar heb ik veel profijt van gehad. Natuurlijk kan ik bij vragen de servicedesk bellen, maar het helpt enorm als hij zegt, ik ken wel iemand die daar verstand van heeft. Daar heb ik veel profijt van gehad. Natuurlijk kan ik bij vragen de servicedesk bellen, maar het helpt enorm als hij zegt ik ken wel iemand die daar verstand van heeft

Kun je daar een concreet voorbeeld van noemen?

Ik weet dat het in ieder geval speelde met de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (WNRA). Een van de consequenties van deze wet was dat onze ambtenaren een nieuwe arbeidsovereenkomst moesten ondertekenen. Voor Willy was dit ook nieuw maar door snel schakelen met het hoofdkantoor van Visma | Raet in Amersfoort kon hij precies vertellen hoe het zat. We hebben toen de digitale handtekening ingevoerd om het ondertekenen te faciliteren. Willy heeft ons vooraf duidelijk uitgelegd hoe deze oplossing werkt en Amersfoort om hulp gevraagd bij het gladstrijken van een paar plooien tijdens de implementatie.

Als je kijkt naar de bijdrage van Willy, waar ben je dan het meest tevreden over?

Hij weet gewoon heel goed wat er mogelijk is. Als er een vraagstuk speelt zoals destijds de WNRA wijst hij ons snel de goede kant op. En dat helpt de discussie. Bovendien hebben we een vrij nieuw team functioneel beheerders met nog maar weinig collectief geheugen. Het helpt als er dan een professional zit met verstand van zaken en het systeem. Bovendien is hij iemand die ten koste van alles zijn werk tot een goed eind wil brengen. Hij gaat ook geen weekend vieren als hem iets niet lekker zit.

“Willy weet gewoon heel goed wat er mogelijk is. Als er een vraagstuk speelt zoals destijds de WNRA wijst hij ons snel de goede kant op. En dat helpt de discussie.”

Hoe is de selectie tot stand gekomen en wat vind je van de begeleiding vanuit Visma | Raet?

Dat ging eigenlijk heel snel, Hans Holtman, onze account manager bij Visma | Raet heeft me destijds een cv van Willy doorgestuurd en die zag er prima uit. Willy was direct beschikbaar en binnen een paar dagen actief op onze afdeling. Verder vroeg Hans geregeld of wij nog blij waren met Willy en andersom natuurlijk. En ook toen zijn valkuil naar voren kwam hebben we daar contact over gehad zodat hij niet door het ijs zou zakken.

Wat was die valkuil en hoe is dat gesprek verlopen?

Willy is enorm enthousiast en gedreven. Hij wil iedereen helpen en zijn valkuil is dat hij daardoor niet snel nee zegt. En omdat hij iedereen graag helpt loopt hij zichzelf ook wel eens voorbij. Ik heb daar eerst met Willy over gesproken en daarna met Hans die het op zijn beurt weer met Willy heeft besproken.Verder heb ik nog een senior beheerder die de dagelijkse werkzaamheden aanstuurt, gevraagd een vinger aan de pols te houden zodat Willy niet te veel hooi op zijn vork neemt. En natuurlijk trap je met alle liefde nogmaals in je eigen valkuilen maar dan bellen we even en is het van ja, ja ik doe het weer wat rustiger aan.

Tot slot, als je de beginsituatie afzet tegen de situatie van nu, wat heeft de komst van Willy dan voor jullie veranderd?

Willy heeft ons werk vooral een stuk makkelijker gemaakt. Ten eerste zijn de verantwoordelijken tussen HR en IT veel duidelijker van elkaar gescheiden. Maar ook zijn processen nu veel slimmer ingericht. Uit stroperige processen hebben we goedkeuringen verwijderd zodat leidinggevenden daar minder last van hebben en bijvoorbeeld nieuwe medewerkers sneller kunnen starten met werken. We hebben ook veel werk weggehaald bij leidinggevenden zoals ziek-en betermeldingen. En andere processen zoals in-door-en uitstroom hebben we sterk versimpeld.

 

 

Willy Zoomer

Mijn naam is Willy Zoomer en ik ben al dertien jaar werkzaam jaar als interim professional bij Visma | Raet. Ik ben inzetbaar als senior salarisadministrateur en functioneel beheerder voor de Visma-Raet applicaties en voornamelijk actief in de overheid en de gezondheidszorg.

Bij de gemeente Groningen ben ik in eerste instantie ingezet als functioneel beheerder van de Visma | Raet applicaties. In deze periode zijn zowel de WNRA als de WIEG geïntroduceerd. Vanuit mijn rol als functioneel beheerder heb ik de inrichting van de software aangepast aan deze nieuwe wetgeving en de digitale handtekening geïmplementeerd.

 

 

Niet veel later startte binnen de gemeente een optimalisatieslag van Youforce en Self Service en ben ik gevraagd dit project te begeleiden. Gelijktijdig is ook de HR-afdeling gereorganiseerd. Ik heb actief meegedacht over een duidelijke afbakening van de verantwoordelijkheden tussen HR en IT en hoe we de werkzaamheden beter kunnen organiseren.

Als ik straks in maart na twee jaar afzwaai bij de gemeente Groningen kijk ik met veel plezier terug op een enerverend traject met een breed scala aan projecten. Ik heb intensief samengewerkt met de enthousiaste medewerkers van het team functioneel beheer, HR en collega’s van Visma | Raet. Met elkaar hebben we ons ingespannen voor een optimale inrichting van de HR-processen om het werken binnen de gemeente voor iedereen zowel medewerkers, managers als professionals makkelijker te maken.

 

 

Lees meer over

Interim Services