Arbeidsintensief roosterproces met Excel

Gemeente Zaanstad hecht veel waarde aan een leefomgeving waar burgers met plezier kunnen wonen. De medewerkers van de afdeling Straattoezicht bij de gemeente uit Noord-Holland dragen iedere dag zorg voor de openbare orde in de stad. Ze gaan de straat op om overlast aan te pakken en spreken burgers aan op verkeerd gedrag, fout parkeren, huisvuil op straat of hondenpoep.

Gert-Jan Schippers is teamleider en geeft leiding aan een team met 23 Buitengewoon Opsporingsambtenaren (BOA’s): “De mensen uit mijn team zijn gericht op het voorkomen en oplossen van overlast. Ze zijn bevoegd om op te treden als toezichthouder, hebben beperkte opsporingsbevoegdheden en mogen mensen aanhouden. Ze werken in verschillende diensten, omdat je nu eenmaal als gemeente te maken hebt met overlast of schendingen die 24 uur per dag kunnen plaatsvinden. We zien wel dat er meer overlast is in de avonden en naarmate de week vordert. Daarom zetten wij vooral in de weekenden en avonden meer personeel in. We gebruiken de HR-cloudoplossing Youforce Roosterplanning om altijd over een optimale bezetting te beschikken.”

“We gebruiken de HR-cloudoplossing Youforce Roosterplanning om altijd over een optimale bezetting te beschikken.”

Schippers kent het roostersysteem van Visma | Raet al vanuit de tijd dat hij bij de brandweer werkte. “We werkten hier bij gemeente Zaanstad een paar jaar geleden nog met Excel voor de roosterplanning. Dat was even een teruggang voor mij vergeleken met de situatie bij mijn oude opdrachtgever. Roosters werden voorheen bij gemeente Zaanstad altijd voor 100% een paar weken in de tijd vooruit vastgezet. Medewerkers hadden vaste vrije dagen, dus als iemand vrij wilde krijgen op een andere dag, dan moest de teamleider vervanging zoeken en werden er diensten geruild. Een roosterplanning maken met Excel kostte erg veel tijd, soms wel twee tot drie dagen per week, vooral als er veel zieke medewerkers waren die vervangen moesten worden. Dat moest slimmer kunnen en daarom zijn we gaan kijken naar de mogelijkheden van Youforce Roosterplanning.”

Meer flexibiliteit in roosterplanning vraagt om e-HRM

Schippers geeft aan dat de cao een grote rol speelde bij de overgang naar de e-HRM module: “Voordat we startten met de invoering van Youforce Roosterplanning, moesten we eerst ons roostermodel tegen het licht houden. We hadden veel te strakke regels voor het aantal ochtend- en middagdiensten dat medewerkers per maand moesten draaien. Als je weet vanuit de praktijk dat de overlast in de tweede helft van de week toeneemt, moet je meer flexibiliteit in je rooster plannen. We zijn daarom anders gaan kijken naar de opbouw van het rooster, meer toegespitst op de behoefte van de burger en besloten toen om 75% van het rooster een half jaar vooruit in te plannen en de rest flexibel te houden.”

Schippers is enthousiast over deze manier van roosteren, waarbij medewerkers meer de regie krijgen over hun eigen rooster: “Bij het invullen van het resterende, flexibele deel van het rooster, hebben medewerkers meer inspraak. Eerst moeten de verplichte diensten worden ingevuld. Hier kunnen medewerkers zelf op intekenen, maar bij te weinig reactie worden medewerkers alsnog ingedeeld. Daarna kunnen medewerkers zelf aangeven wanneer zij hun resterende diensten willen werken. Medewerkers vinden het erg prettig om aan het roer te staan van hun rooster. Youforce Roosterplanning sluit naadloos aan op deze werkwijze, waar het zelfroosteren een onderdeel van uitmaakt.”

“Medewerkers vinden het prettig om aan het roer te staan van hun rooster. Youforce Roosterplanning sluit daar naadloos op aan.”

Om de nieuwe manier van roosteren goed neer te zetten binnen de organisatie. zijn verschillende stappen doorlopen. “We zijn begonnen met de opbouw van de roosters. We hebben gekeken naar de kaders en afspraken uit de cao en de roosters die hieruit voortkomen. Daarna hebben we gesproken met alle medewerkers. We vonden het erg belangrijk dat medewerkers inzicht kregen in de financiële consequenties van verschillende roostermodellen en rekenden dit voor hen uit. Toen we dit goed in kaart hadden, zijn we begonnen met de inrichting van de software. De consultants van Visma | Raet beschikken over veel kennis en hebben ons goed geholpen. Een training aan medewerkers bleek verder niet nodig, de software is intuïtief genoeg en wijst zich vanzelf.”

Besparing op overuren en ORT met Youforce Roosterplanning

Schippers geeft aan dat Youforce Roosterplanning niet alleen voor meer regie bij medewerkers en grote efficiëntie in het planningsproces zorgt. De module van Visma | Raet levert ook aanzienlijke financiële voordelen op. “Sinds we met Youforce onze roosterplanning voor een deel flexibel hebben, kennen we geen overuren meer. Dat scheelt veel kosten. Daarnaast rekent de module exact uit op welke onregelmatigheidstoeslagen (ORT) medewerkers recht hebben, op basis van de gewerkte diensten. Dat was vroeger anders; toen kregen alle medewerkers een vaste ORT, ongeacht of ze wel of niet gewerkt hadden. Youforce Roosterplanning is dus voor ons een complete HR-oplossing met duidelijke financiële voordelen.”

“Sinds we met Youforce onze roosterplanning voor een deel flexibel hebben, kennen we geen overuren meer.”

De voordelen van Youforce Roosterplanning voor gemeente Zaanstad op een rij:

• Aanzienlijke tijdswinst en efficiëntie bij het maken van roosters; 
• Medewerkers kunnen zelfroosteren en hebben hierdoor meer zeggenschap en regie;
• Cao-afspraken worden in de module onderhouden;
• De arbeidstijdenwet wordt onderhouden;
• Medewerkers verantwoorden hun gewerkte uren in de module, de teamleider accordeert;
• Calculatie van onregelmatigheidstoeslag op basis van gewerkte uren;
• Software as a Service: Youforce Roosterplanning is overal toegankelijk.