Woningcorporaties staan de laatste jaren onder druk. Veranderingen in de markt en de wet- en regelgeving dwingen corporaties om efficiënter te opereren. Ook bij Haag Wonen, een Haagse corporatie met zo’n 22.000 woningen, staat kostenefficiënt werken hoog op de agenda, vertelt Joyce Barbier, Teamleider P&O. “De markt staat niet stil. We moeten inspelen op ontwikkelingen zoals herbestemming en stijgende bewonersparticipatie. Daarnaast hebben we te maken met veranderingen in de wetgeving, bijvoorbeeld de verhuurdersheffing.”

Deze ontwikkelingen hebben grote impact op Haag Wonen. “We moeten flexibel zijn, maar dat kan alleen als onze interne processen efficiënt ingericht zijn. Het digitaliseren van onze HR-processen sluit hierop aan. Onze medewerkers hebben nu grotendeels zelf de regie over hun HR-processen en ontwikkeling. Ze kunnen zelf gegevens inzien en aanpassen, verlof aanvragen en hun persoonlijke ontwikkeling sturen. Hiermee besparen we tijd en kosten.”

“We moeten flexibel en wendbaar zijn, maar dat kan alleen als onze interne processen efficiënt ingericht zijn.

 

Gegevens veilig in één systeem

Haag Wonen wil haar HR-processen graag veilig en zoveel mogelijk via hetzelfde systeem organiseren. Barbier: “Alleen bij P&O hadden we voorheen al vier wachtwoorden nodig om alles te kunnen doen. Met de software van Visma | Raet is het mogelijk om vrijwel al onze HR-processen in één digitale omgeving onder te brengen. Dat is een belangrijk pluspunt. Een ander voordeel van de software van Visma | Raet is de betrouwbaarheid. Visma | Raet beschikt over het ISAE3402-certificaat en ISO certificeringen. Hierdoor zijn we er zeker van dat onze privacygevoelige gegevens optimaal beschermd zijn.”

Gebruiksvriendelijkheid van de Self Service software

De medewerkers van Haag Wonen regelen hun eigen HR-zaken via Self Service van Visma | Raet. In het begin was het even wennen, maar al snel gingen medewerkers met de software aan de slag. Barbier: “Het systeem is erg gebruiksvriendelijk. Als je weet hoe een muis werkt, dan weet je de weg wel te vinden. Dat bleek ook uit hoe snel Self Service in de organisatie werd opgepakt. Zelfs voordat we uitleg over het systeem hadden gegeven, werden er al gegevens aangepast. Medewerkers kunnen nu eenvoudig zelf hun HR-zaken regelen, overal en altijd. Je ziet ook dat iedereen nu veel meer betrokken is bij HR. Integraal HR-management is nu geen trucje meer van P&O, het is een zaak geworden van iedereen.”

“Als je weet hoe een muis werkt, dan weet je de weg wel te vinden in Self Service van Visma | Raet.”

Digitaal vastleggen van de HR-gesprekscyclus

De HR-gesprekscyclus legt Haag Wonen sinds kort digitaal vast met Performance Management van Visma | Raet. Barbier: “Voorheen was het proces van doelstellingen, functioneren en beoordelingen vastleggen een tijdverslindende papiermolen, met gespreksverslagen en rapporten. Nu kunnen we alle competenties digitaal vastleggen, net zoals de beoordelingscyclus, de resultaatgebieden en de gedragswaarden van de organisatie. Onze medewerkers hebben continu inzicht in de stand van zaken en daardoor zelf de regie over hun ontwikkeling. De software wordt door Visma | Raet bovendien steeds verder doorontwikkeld.”

Alle HR-processen volledig papierloos

Voor een wendbare organisatie is digitalisering van de HR-processen onvermijdelijk, stelt Barbier. “Wij verlangen flexibiliteit van onze medewerkers, dan moeten we dat zelf natuurlijk ook faciliteren. We hebben bijvoorbeeld twee vestigingen. Als je werkt met papieren personeelsdossiers, die op een van de locaties bewaard blijven, grijp je steeds mis. We zijn daarom nu ook samen met een scanpartner van Visma | Raet alle dossiers aan het digitaliseren.”

“We hopen in de toekomst samen met Visma | Raet al onze HR-processen volledig papierloos in te richten.”

“Uiteindelijk willen we onze HR-processen stap voor stap steeds verder digitaliseren. De software van Visma | Raet biedt daarin ontzettend veel mogelijkheden. Daarnaast bevalt de samenwerking goed. Ze staan bij Visma | Raet voortdurend voor ons klaar, hebben veel kennis van de markt en denken graag met ons mee. We hopen daarom in de toekomst samen met Visma | Raet al onze HR-processen volledig papierloos in te richten.”