Nanne Rozinga werd eind 2013 manager Personeel Service Center bij Hogeschool Rotterdam op het moment dat de HR-afdeling in een organisatieverandering zat. De personeelsadministratie was gecentraliseerd zodat de kennisdeling en onderlinge vervanging van de HR-specialisten goed geborgd konden worden.

Afstemming nodig

Rozinga vertelt dat met zijn komst al duidelijk was dat er extra kennis nodig was om de nieuwe HR-organisatie en de HR- en financiële systemen en processen beter op elkaar af te stemmen. Er was behoefte aan meer aansluiting tussen de inrichting van het HR-systeem en het financiële systeem en daarbij moesten de mandatering en de gehele organisatiestructuur in de systemen onder de loep worden genomen. Dat vroeg om specifieke kennis van de processen en het HR-systeem.

Rozinga: “De Hogeschool had de noodzakelijke expertise niet in huis, maar Visma | Raet Interim Services stelde Bart Doesburg Smits voor, een interimconsultant die zowel kennis heeft van de HR- en controleprocessen, als van het HR-systeem van Visma | Raet. Zijn inzet valt grofweg uiteen in drie fasen. Op het moment dat ik bij de Hogeschool Rotterdam kwam, was de organisatie door de organisatorische en technische veranderingen er niet zeker van of alles goed administratief geborgd was in de systemen. Zijn eerste opdracht luidde: zorg ervoor dat HR in control is: Zorg ervoor dat de basisadministratie en de aansluiting tussen het HR-systeem en het financiële systeem op orde zijn.”

Eerste fase: in control komen

De eerste stap om weer in controle te komen, was het afstemmen van de salarisadministratie en het financiële systeem. “Bart is begonnen met het samenstellen van allerlei rapportages, waarmee we goed inzicht kregen in de uitvoercodes van het salarissysteem van Visma | Raet en of alle componenten uit onze salarisadministratie op de juiste kostenplaatsen, -soorten en -dragers van de financiële administratie terecht kwamen.”

“Visma | Raet Interim Services stelde een interimconsultant voor die zowel kennis heeft van de HR- en controleprocessen, als van het HR-systeem van Visma | Raet. ”

Rozinga: “Bart ging hierbij grondig te werk. Hij hield een issuelijst bij en nam me helemaal mee in het proces., Dat vond ik belangrijk. Hij wist de juiste prioriteiten te stellen, maar zorgde er tegelijkertijd voor dat minder urgente punten niet van de lijst afvielen. Dat was precies wat we nodig hadden.”

De tweede stap naar meer controle was optimalisatie van de personeelsregistratie. Hoe staan medewerkers in de personeels- en salarisadministratie geregistreerd? Dus ging de interimmer van Visma | Raet aan het werk om te komen tot een uniforme en volledige vastlegging van medewerkers in het systeem. Ook hier waren talloze rapportages het resultaat. Voorcontroles, nacontroles en periodieke controles. Hoofddoel hiervan was vast te stellen dat de registraties van de medewerkers op de juiste afdelingen van de afgelopen periode goed waren. Die werden dan weer vergeleken met die van de voorgaande maand.

Organisatiestructuur en autorisaties

Rozinga: “Gegevens zoals de thuisbasis, de organisatie-eenheid waar je werkt, bepalen hoe je wordt gezien in het HR-systeem en met welke leidinggevende je evaluatiegesprekken hebt. Dit betekent dat je vooraf goed moet nadenken hoe je je organisatiestructuur en autorisaties inricht. Bart heeft prachtige rapportages opgezet met voor- en nacontroles. Bij een voorcontrole wordt bijvoorbeeld nagekeken of iedereen geregistreerd staat op de juiste thuisbasis (afdeling met kostenplaats), zodat de loonkosten op de juiste plek vallen. En als een medewerker uitgeleend wordt, moeten die kosten correct doorbelast worden naar de inlenende afdeling.

Behalve rapporten samentellen en de inrichting van de salarisadministratie optimaliseren, heeft hij ook continu geëvalueerd, verbeterd etc. Hij werkte niet alleen zelfstandig, maar heeft tegelijkertijd ook veel tijd gestoken in overleg, kennisoverdracht en werkinstructies maken voor de zestien collega’s van ons Service Center.”

"Bart heeft prachtige rapportages opgezet met voorcontroles en nacontroles."

Tweede fase: ISO-Certificering

Op het moment dat HR stevig grip had op de administraties, hebben we Bart gevraagd om mee te denken in hoe we de ISO 9001-certificering konden vereenvoudigen. Hij heeft de HR-processen en de werkinstructies voor de personeels- en salarisadministratie tegen het licht gehouden en die samen met de medewerkers van het Service Center vastgelegd in een kennisdeelsysteem: Confluence. Het gaat bijvoorbeeld om processen als muteren en controleren, voorcontrole en correcties, loonaangifte etc. Bij ISO gaat het erom continu verbetering aan te brengen in het kwaliteitsmanagementsysteem. De verbetermaatregels staan allemaal netjes beschreven in Confluence en we hebben Youforce ingericht conform de werkinstructies. De Visma | Raet interimmer heeft er dus ook toe bijgedragen dat we onze HR-processen konden borgen.

"De Visma | Raet interimmer heeft er dus ook toe bijgedragen dat we onze HR-processen konden borgen."

Derde fase: kennisoverdracht

In de derde fase van de inzet van Bart draaide alles om kennisdeling. Bijvoorbeeld hoe je de jaarovergang het beste aanpakt. Rozinga: “Bart weet enorm veel, maar is ook iemand die graag zelf op onderzoek uitgaat. Dit heeft hij ingezet door veel kennis over te dragen over hoe we zelf controles kunnen doen en zelf rapportages kunnen maken. Hij heeft ook een advies geschreven over hoe het Service Center – met name de medewerkers van P-control hiermee kunnen omgaan. Hij was een vraagbaak voor de verdere uitrol van de Youforce-modules. Het was fijn om een objectieve persoon in huis te hebben die met je meedenkt.”

Mooi proces met resultaten

Terugkijkend op de samenwerking met een interim professional, somt Rozinga op: “Het was een mooi proces en het heeft ons veel opgeleverd. Allereerst is de kwaliteit van de administratie verhoogd. Het aantal fouten op bepaalde minder courante processen, zoals loonbeslagen, is flink teruggedrongen. We hebben nu goede content als het gaat om de hoofdprocessen en de werkinstructies. Bart heeft sterke rapportages opgeleverd en veel kennis overgedragen aan het team, we hebben de ISO-9001 certificering weer behaald… En last but not least, we hebben een gelukkig team. De collega's van het Service Center werken goed samen, de verschillen zijn verkleind doordat iedereen volgens dezelfde werkinstructies werkt, mensen zijn productiever en het team werkt efficiënter. Ze kunnen elkaar gemakkelijker vervangen bij vakanties. We hadden iemand nodig met oog voor integraliteit. Het was ook belangrijk dat de interimmer kennis had van hoe een hogeschool werkt en welke processen voorkomen.”

"Doordat iedereen volgens dezelfde werkinstructies werkt, zijn mensen productiever en werkt het team efficiënter."