Mosagroep is graag frontrunner met Visma

Interview met

Mosagroep
Berry Reijnen
Directeur Mosagroep

Toos Jilesen
Coördinator personele zaken

Producten in deze case

Visma HRM & Payroll

Case in het kort

Sinds 1 januari 2021 gebruiken 115 aangesloten basisscholen bij de Mosagroep het nieuwe HR cloudplatform voor het onderwijs: Visma HRM & Payroll. Berry Reijnen en Toos Jilesen van deze administratieve dienstverlener met stevige wortels in het onderwijs zijn positief en vertellen over de eerste ervaringen.

Visma | Raet heeft speciaal voor het onderwijs een versie van Visma HRM & Payroll ontwikkeld. Sinds 1 januari 2021 maken ook de scholen die zijn aangesloten bij de Mosagroep gebruik van dit nieuwe HR cloudplatform. De eerste ervaringen zijn positief en veelbelovend, vertellen Berry Reijnen en Toos Jilesen van deze administratieve dienstverlener met stevige wortels in het onderwijs.

Want de Mosagroep is opgericht door en voor het onderwijs. Zeven schoolbesturen besloten uit ontevredenheid over de rol van hun toenmalige administratiekantoren de financiële en persoonlijke administratie te gaan insourcen. Op 1 januari 2014 zag de Mosagroep het licht. Inmiddels zijn 115 basisscholen met ruim 2200 medewerkers bij deze dienstverlener aangesloten. Een team van vijftien mensen verwerkt vanuit het kantoor in Grave de salarissen van al deze medewerkers en houdt de financiële administratie van de scholen op orde. De facturenverwerking, begroting, jaarrekening, etcetera.

,,We hebben het zo efficiënt mogelijk georganiseerd, met een klein team, want de schoolbesturen vinden dat de middelen van het onderwijs ook echt naar het onderwijs moeten en niet naar de periferie”, licht Berry Reijnen toe. ,,We zijn een coöperatie en doen het echt voor het onderwijs, op het scherpst van de snede. Dat is al een stukje DNA.” Hij is sinds november 2014 directeur van de Mosagroep. Daarvoor heeft hij onder meer ook zelf voor de klas gestaan.

Interne klanten ontlasten

Benchmarkcijfers tonen dat de Mosagroep het goed doet. Sinds 1 januari dit jaar hebben die prestaties een nieuwe impuls gekregen door het gebruik van Visma.net HRM & Payroll voor het onderwijs. Daarmee is een automatiseringsslag gemaakt, vertelt Toos Jilesen, coördinator personele zaken en ook al sinds 2014 bij de Mosagroep werkzaam. ,,We willen onze interne klanten ontlasten door de processen zo eenvoudig mogelijk te maken. Niet te veel toeters en bellen, maar leveren waar echt behoefte aan is. En uit het systeem halen wat er in zit. Dat was altijd al onze insteek maar met dit nieuwe platform hebben we daar nog meer mogelijkheden voor.

Mosagroep

De Mosagroep is ontstaan in 2013 toen zeven schoolbesturen in Noord-Brabant, Gelderland en Limburg besloten de financiële en persoonlijke administratie te gaan insourcen. Anno 2021 verwerkt het shared service center de administratie voor ongeveer 2200 leerkrachten die werkzaam zijn op 115 scholen.

"Leveren waar behoefte aan is en uit het systeem halen wat er in zit."

Een juiste invoer door de directies en medewerkers aan de bron is dan van cruciaal belang. Dat vereist soms wat overredingskracht, weet Berry. ,,Voor het onderwijs is ons metier toch wat ver weg. We willen leerkrachten en schooldirecteuren verleiden tot goede oplossingen. Dat schuurt wel eens want het onderwijs loopt nog niet altijd voorop met digitalisering. Maar we proberen ze ervan te overtuigen dat ze er op termijn profijt van hebben.”

Gebruiksvriendelijk

De stap is gemaakt naar het Visma.net platform, volledig in de cloud en rijk aan functionaliteiten. Daarmee is volgens Berry met name een vooruitgang geboekt op het intuïtieve aspect van het systeem. ,,We werken vanuit één database, en dat is gebruiksvriendelijk voor de eindgebruiker.” Daarnaast speelt ‘eigenwijsheid’ mee in de overstap. ,,We willen dingen doen die anderen nog niet hebben geprobeerd. Het is mooi om frontrunner te zijn, dat is een uitdaging.” Maar wel een hele bewuste uitdaging. Want de digitalisering zet door. ,,Dit systeem gebruiken we om die ontwikkeling uit te leggen aan de gebruikers. Je werkt nu nog met een laptop, dat wordt een smartphone, wen er maar aan.”

Blijf op de hoogte

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang nieuwe artikelen en updates van Visma | Raet.

Aanmelden nieuwsbrief

"De medewerkers zien dat de Visma app hun voordelen oplevert."

De app in het nieuwe cloudplatform voor het onderwijs is misschien wel de beste illustratie van de nieuwe weg. Toos: ,,Die is al uitgerold en wordt massaal gedownload. De medewerkers zien dat de Visma app hun voordelen oplevert, vooral bij het indienen van declaraties en mutaties.”

 

 

Koppelingen

De Mosagroep verwacht ook veel van de integratie met andere systemen via api’s die Visma.net mogelijk maakt. Zoals met de vervangingsplanner. En straks met ParnasSys waardoor de benodigde HR-gegevens ook beschikbaar zijn in het leerlingvolgsysteem. ,,De mogelijkheid voor al die koppelingen was ook een reden om met Visma in zee te gaan”, aldus Berry. ,,Het nieuwe systeem heeft veel meer mogelijkheden, maar die gebruiken we nu nog niet allemaal”, vult Toos aan. ,,Het doel is om het zo eenvoudig mogelijk te maken voor de gebruikers. Daarom willen we ook bij de bron beginnen en de medewerkers zelf hun gegevens laten invoeren. Dan komt alle informatie al digitaal bij de directeur. Dat scheelt een hoop rompslomp.”

 

 

Maximale transparantie

De overstap is één op één verlopen, vertelt Berry. ,,Nu gaan we samen met Visma bekijken hoe we verder kunnen verfijnen, vernieuwen en verbeteren.” In mei 2020 besloot de Mosagroep het nieuwe avontuur met Visma | Raet aan te gaan. Er volgde een intensieve periode van cocreatie. ,,We hebben goed invloed uit kunnen oefenen”, zegt Toos. ,,Het was een fijne projectgroep. We wilden bijvoorbeeld ons indiensttredingsproces behouden maar dat kon aanvankelijk niet in de nieuwe inrichting van de software. Visma heeft op ons verzoek toch dat proces weten te automatiseren. Ik heb echt het idee dat we gehoord worden.”

 

 

"Vanuit het partnership zetten we elkaar op scherp."

Vooraf zijn goede afspraken gemaakt hoe met elkaar om te gaan, merkt Berry op. ,,We streven allebei naar maximale transparantie. Zaken delen, bespreken, soms vastlopen en er dan weer uit komen.” Daar hoort ook het doen van concessies bij. Toos: ,,Soms loop ik tegen dingen aan, omdat ik dan te snel vooruit wil. Het positieve is dat het altijd weer wordt opgelost. Vanuit het partnership zetten we elkaar op scherp.” Sinds 1 januari is Visma.net HRM & Payroll echt live bij de Mosagroep. De nieuwe salarisverwerking in die eerste maand verliep geruisloos. Vooral de 24/7 realtime salarisverwerking brengt veel voordeel en gemak in het controleproces, annuleringen zijn zo goed als verleden tijd. Daarnaast wordt het nieuwe systeem als ‘zeer overzichtelijk’ ervaren. Berry: ,,Directeuren krijgen een signaal als er een taak in Visma.net te doen is en vinden al hun taken bij elkaar.”

Uitgebreide communicatie

Om de verandering aan de medewerkers van de scholen kenbaar te maken werden diverse communicatiemiddelen ingezet. Zoals een serie nieuwsbrieven in de aanloop naar de overstap. Ook maakte de Mosagroep een animatievideo met een korte uitleg voor medewerkers over de werking van de app en de portal. Tegelijkertijd ontvingen de medewerkers hun inloggegevens. Berry: ,,Er zijn altijd mensen die de mail niet hebben gelezen en het filmpje niet hebben gezien, maar grosso modo is het hierdoor wel geland.”

Als onderdeel van de uitrol organiseerden de Mosagroep en Visma | Raet samen voor de directeuren verschillende workshops (zoals over verzuimmanagement). In zes bijeenkomsten deden daar 130 directeuren aan mee, een opkomst van 100 procent. Voor de bijdrage van de gebruikers aan de verdere ontwikkeling van het platform is er een emailadres in het leven geroepen. Medewerkers, directeuren en schoolbesturen kunnen hier hun aanbevelingen, kritiek, opmerkingen en ideeën kwijt. Daarnaast is er een handboek voor het verwerken van mutaties. Wanneer het systeem wordt geopend is dat direct inzichtelijk. De ene directeur vindt dat prachtig, de ander juist lastig, ziet Toos. ,,En dat bespreken we dan zoveel mogelijk persoonlijk met ze.” Berry: ,,Wij zijn de collega’s van het administratiekantoor, servicegericht en dichtbij.”