Bijzondere kennismaking met Visma | Raet

Tot een aantal jaren terug deden Trude Hardeman en haar collega’s van het moederbedrijf Sweco (voorheen Grontmij Nederland) zelf de pensioenuitkeringen. Trude: “Mutaties uit verschillende hoeken werden verzameld en handmatig ingeklopt door onze salarisadministratie.” Wim legt uit dat achter elke mutatie een brief schuil gaat. Wim: “Bijvoorbeeld een brief als iemand met pensioen gaat, wanneer iemand verhuist of zijn of haar pensioenuitkering op een ander bank- of gironummer wil ontvangen. Dat handmatige, gedetailleerde, maar ook tijdrovende en foutgevoelige proces hebben we destijds geautomatiseerd met een excasso pakket. Hierdoor hebben de werkgever en het pensioenfonds samen zeker twee tot drie FTE’s vrijgespeeld.

“Dat geeft wel aan dat we op een bijzondere manier bij Visma | Raet terecht zijn gekomen. Maar daar is niets mis mee, toch? Integendeel, wij zijn erg tevreden!”

Pas toen Trude’s rechterhand kwam te vervallen en processen binnen de organisatie gingen veranderen, kwam Pensioenfonds Grontmij bij Visma | Raet terecht. Wim: “Dat ging op een best bijzondere manier. Normaal kijken we eerst zelf rond als we een provider zoeken, maar voor de uitkeringen hebben we van oudsher altijd heel sterk op onze werkgever (Sweco) geleund. Je bent als kleine organisatie toch kwetsbaar. Als Sweco een complete afdeling salarisadministratie heeft, hadden we altijd een terugvalscenario. Dus ging Sweco automatiseren, dan gingen wij mee. Op een gegeven moment zei Sweco; ‘We gaan het anders doen, voor ons is Visma | Raet met BPO HR/payroll een goede partij. Wat vinden jullie?’ Wij dachten: ‘Nou als jullie zorgvuldig onderzoek hebben gedaan, geloven wij daarin. Na aanvullend onderzoek en het inwinnen van referenties vanuit onze kant (pensioen en uitkeringen), hebben we de samenwerking met Visma | Raet Pensioen en Uitkeringen tot stand gebracht. Dat geeft wel aan dat we op een bijzondere manier bij Visma | Raet terecht zijn gekomen. Maar daar is niets mis mee, toch? Integendeel, wij zijn erg tevreden!”

Niets gemerkt van de overgang

Vanaf april 2018 doet Visma | Raet de gehele pensioenuitkeringsadministratie van Pensioenfonds Grontmij. Wim en Trude zijn blij met deze helpende hand. Trude: “Ik vond het prettig dat Visma | Raet de verwerking voor de eerste maand deed. De daaropvolgende maand heb ik samen met ze gedraaid, zodat ik meer feeling kreeg met het systeem. Daarbij kon ik meteen aangeven hoe ik het exact naar onze wensen ingericht wilde hebben. Tot nu toe verloopt de samenwerking heel goed. Als ik hulp nodig heb of processen anders wil inrichten, schakel ik met mijn vaste contactpersoon. Wim: “Ik vind het heel prettig dat onze doelgroep, de gepensioneerden, in feite niets heeft gemerkt van wat er zich onder de motorkap heeft afgespeeld. De overgang is heel soepel verlopen. We moesten wel even wennen aan een andere werkwijze, maar het belangrijkste is dat we vanuit de achterban geen vragen hebben gekregen.”

“Ik vind het heel prettig dat onze doelgroep, de gepensioneerden, in feite niets heeft gemerkt van wat er zich onder de motorkap heeft afgespeeld."

Toeleven naar een stabiele organisatie

Hoewel de samenwerking nog te pril is om te zeggen dat er al flinke winst is geboekt, gelooft het pensioenfonds er sterk in dat ze toeleven naar een stabiele organisatie. “We zijn klein en waren vroeger – toen de administratie in eigen beheer was - erg kwetsbaar. Er hoefde maar één collega uit te vallen en je had een groot probleem. Nu is het prettig dat de administratie bij een grote professionele organisatie is ondergebracht. Als onze contactpersoon wegvalt, dan gaat de meerwaarde van een grote, stabiele en betrouwbare uitvoeringspartner blijken.”

“Nu is het prettig dat de administratie bij een grote professionele organisatie is ondergebracht.”

“Dat veel partijen in de markt een goed pakket bieden geloven we wel, het gaat ons juist om die continuïteit en dat vertrouwde gevoel. We willen het liefst nergens iets van zien of horen. Pensioenuitkeringsadministratie is toch de achilleshiel van onze organisatie. Er kan van alles stil komen te liggen, maar een dag te laat of niet correct uitbetalen is ondenkbaar. Reken maar dat de telefoon hier dan meteen roodgloeiend staat. Dat brengt bij ons weer extra druk en kosten met zich mee. Gelukkig spreken we niet uit ervaring, maar we moeten wel in gedachte hebben dat dít de gevoelige plek is.”