Plateau Integrale Kindcentra Assen bedient de stad Assen met kinderopvang en openbaar basisonderwijs, speciaal basisonderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs vanuit 13 kindcentra. Bij Plateau zijn ca. 500 medewerkers werkzaam. Plateau Assen heeft de afgelopen jaren grote stappen gezet in het digitaliseren van HR-processen met behulp van de dienstverlening van Dyade. Naast Employee Self Service (ESS) en Management Self Service (MSS) maken zij voor het verzuimproces gebruik van de Verzuimmanager.

Om de doorstroming van baby (0 jaar) tot en met het einde van de basisschool (13 jaar) zo soepel mogelijk te laten verlopen, is twee jaar geleden een grote kinderopvangorganisatie overgenomen. Daarmee loopt Plateau Assen voor op de ontwikkelingen in het onderwijs. Het aantrekken van nieuw personeel en uitwisseling van eigen personeel staat hoog op de agenda. “Door ons diverse onderwijsaanbod en goed HR-beleid zijn wij een aantrekkelijke werkgever," vertelt HR-manager Petra Pelupessy. “Maar bij ziekte is het moeilijk om mensen voor de klas te krijgen. Daarom is het voor ons van belang om de regie te hebben over ons verzuim en hiermee de vervangingsvraag zoveel mogelijk te kunnen beperken.”

Maatwerk

Begin 2014 is Plateau Assen in zee gegaan met onderwijsdienstverlener Dyade voor de gehele HR- en salarisdienstverlening. Daarbij werd ook het digitaliseren van het verzuimproces opgepakt. “We hadden voorheen een cordon aan disciplines, maar allemaal op afstand," licht Petra toe. “We wilden van een duur dienstenpakket af en kleinschaliger werken. Ons eigen plan trekken, met korte lijnen tussen alle betrokkenen.”

Plateau Assen ging zelf partners zoeken rondom verzuim en preventie, om maatwerk te bieden. Psychologen, loopbaanadviseurs, soms een arbeidsdeskundige. De bedrijfsarts deelde deze visie van Plateau en is op zelfstandige basis aan Plateau Assen verbonden. En Dyade stelde een pakket op maat samen met Verzuimmanager van Visma | Raet. “We hebben daarbij eerst gekeken hoe we de wensen en het bestaande beleid van Plateau Assen konden vertalen naar de software," zegt Sander Wijnhoff, adviseur bij Dyade. In 2017 startte Plateau Assen met de verdere uitrol van de Verzuimmanager bij de kinderopvang.

Standaardprotocollen ingeregeld

Daarnaast zijn alle standaardprotocollen ingeregeld, ook van de Wet verbetering poortwachter (WVP). “Zo ontzorgen we de klant, je mist geen wettelijk verplichte stappen,” vervolgt Wijnhoff.

Dossieropbouw vindt automatisch plaats en controles en alerts houden betrokkenen bij de les. “Je krijgt bijvoorbeeld de signalen dat voor mensen na twee weken ziekteverzuim de reiskosten moeten stoppen,” merkt Judic Brandsen op. “En als het UWV nieuwe formulieren heeft, dan worden die door Visma | Raet in Verzuimmanager aangepast.” Zij werkt alweer enkele jaren als HR-specialist vanuit Dyade op locatie in Assen en kan daardoor snel schakelen met de mensen ter plekke. Plateau Assen is in het onderwijs een koploper met digitalisering, heeft zij vastgesteld. Scholen kunnen het protocol overigens ook verrijken met eigen initiatieven. “Die flexibiliteit is het mooie aan de HR-software van Visma | Raet,” vindt Judic.

Alles op één plek

Dyade verzorgde een cursus over het nieuwe systeem voor de directeuren van Plateau Assen. De implementatie verliep daarna soepel. Petra Pelupessy plukt nu de vruchten van de digitalisering. “Verzuim vraagt continue aandacht en begeleiding. Als je er te weinig tijd aan besteedt, loopt het op, maar als je kort op de bal speelt, heb je minder verzuim. Verzuimmanager helpt daarbij. Alle informatie is nu op één plek beschikbaar. Je opent het systeem en hebt de stukken en rapporten van de directeur van het kindcentrum, de bedrijfsarts en HR in dezelfde omgeving. Bij acties kun je notities plaatsen zodat de andere betrokkenen zien dat iets in gang is gezet. Je kunt vanuit HR op tijd ondersteuning bieden aan de directeur van het kindcentrum bij verzuimacties, gesprekken en interventies.”

Petra Pelupessy: “Met Verzuimmanager kunnen we kort op de bal spelen”

Sander Wijnhoff: “Er zijn allemaal koppelingen tussen het bronsysteem, het HR-systeem waar de medewerkergegevens in staan en de Verzuimmanager. Dat scheelt dubbele invoer. Ik kan me voorstellen dat het een dagtaak was om dit allemaal bij te houden, voordat dit systeem er was.”

Alles staat nu op één plek, maar, verduidelijkt hij: “De informatie is ook afgeschermd in lijn met de privacywetgeving. Mensen kunnen alleen datgene inzien waarvoor ze zijn geautoriseerd.” Petra Pelupessy is blij met de ontwikkelingen en de resultaten. Het verzuim daalde vorig jaar naar 5,5 procent, en daarmee is de goede weg ingezet. “Maar veel hangt af van een goede begeleiding door de directeur en korte lijnen tussen management, bedrijfsarts en HR,” weet zij. Zij vindt de aanwezigheid van Judic een groot voordeel. “Als coördinator zit zij overal kort op.”