Dossieropbouw vindt automatisch plaats en controles en alerts houden betrokkenen bij de les. “Je krijgt bijvoorbeeld de signalen dat voor mensen na twee weken ziekteverzuim de reiskosten moeten stoppen,” merkt Judic Brandsen op. “En als het UWV nieuwe formulieren heeft, dan worden die door Visma | Raet in Verzuimmanager aangepast.” Zij werkt alweer enkele jaren als HR-specialist vanuit Dyade op locatie in Assen en kan daardoor snel schakelen met de mensen ter plekke. Plateau Assen is in het onderwijs een koploper met digitalisering, heeft zij vastgesteld. Scholen kunnen het protocol overigens ook verrijken met eigen initiatieven. “Die flexibiliteit is het mooie aan de HR-software van Visma | Raet,” vindt Judic.
Alles op een plek
Dyade verzorgde een cursus over het nieuwe systeem voor de directeuren van Plateau Assen. De implementatie verliep daarna soepel. Petra Pelupessy plukt nu de vruchten van de digitalisering. “Verzuim vraagt continue aandacht en begeleiding. Als je er te weinig tijd aan besteedt, loopt het op, maar als je kort op de bal speelt, heb je minder verzuim. Verzuimmanager helpt daarbij. Alle informatie is nu op één plek beschikbaar. Je opent het systeem en hebt de stukken en rapporten van de directeur van het kindcentrum, de bedrijfsarts en HR in dezelfde omgeving. Bij acties kun je notities plaatsen zodat de andere betrokkenen zien dat iets in gang is gezet. Je kunt vanuit HR op tijd ondersteuning bieden aan de directeur van het kindcentrum bij verzuimacties, gesprekken en interventies.”
"Met Verzuimmanager kunnen we kort op de bal spelen."
Sander Wijnhoff: “Er zijn allemaal koppelingen tussen het bronsysteem, het HR-systeem waar de medewerkergegevens in staan en de Verzuimmanager. Dat scheelt dubbele invoer. Ik kan me voorstellen dat het een dagtaak was om dit allemaal bij te houden, voordat dit systeem er was.”
Alles staat nu op één plek, maar, verduidelijkt hij: “De informatie is ook afgeschermd in lijn met de privacywetgeving. Mensen kunnen alleen datgene inzien waarvoor ze zijn geautoriseerd.” Petra Pelupessy is blij met de ontwikkelingen en de resultaten. Het verzuim daalde vorig jaar naar 5,5 procent, en daarmee is de goede weg ingezet. “Maar veel hangt af van een goede begeleiding door de directeur en korte lijnen tussen management, bedrijfsarts en HR,” weet zij. Zij vindt de aanwezigheid van Judic een groot voordeel. “Als coördinator zit zij overal kort op.”
