Joost: “Beleidsadviseur HR-analytics betekent in beginsel dat ik ervoor moet zorgen dat we slimme dingen doen met de informatie uit ons HR-systeem.” Aline: “We zitten bovenop een berg HR-data. Als je daar gebruik van wilt maken, zullen we aandacht moeten besteden aan het ontsluiten ervan, aan de betrouwbaarheid en dat we zorgvuldig met die gegevens omgaan. Zodat die data hun bijdrage aan het concern kunnen leveren.”

  

Cijfers geven inzicht

Aphrodite: “De aanstelling van een beleidsadviseur HR-analytics was de eerste stap om te zeggen: we willen er echt iets mee. We zijn gaan investeren in personeel, tijd en capaciteit, terwijl we nog niet precies wisten hoe we het vorm wilden geven. Maar we wisten wel dat we het met elkaar tot stand wilden brengen. Joost heeft dus een pioniersfunctie. Hij is gestart met data visueel aantrekkelijk te presenteren.”

Joost: “Daarbij is het ook belangrijk om het verhaal achter de cijfers te vertellen. Als je zegt: het is het cijfer 10… is dat dan veel of weinig? Of het glas halfvol is of halfleeg ligt aan de context. Als het leeg was en het is nu halfvol, dan is dat iets heel anders dan omgekeerd. Dat verhaal is essentieel om die cijfers in het juiste perspectief te zetten.”

Aline: “We gaven het management natuurlijk al cijfermatige rapportages, maar gegevens in een staafdiagram of een taart geven al een heel ander beeld. Mensen krijgen er meer gevoel bij.” Aphrodite: “Aantrekkelijke rapportages geven niet alleen meer inzicht in hoe we het doen binnen de afdelingen, maar ze faciliteren ook het gesprek. Denk aan verzuimpercentages, tevredenheidscijfers, maar ook: hoe benutten we de opleidingsbudgetten. Willen we dingen anders doen, ergens extra op investeren?”

Aphrodite: "Aantrekkelijke rapportages geven niet alleen meer inzicht in hoe we het doen binnen de afdelingen, maar ze faciliteren ook het gesprek"

Aline: “Waar cijfers, naast inzicht en het gesprek, ook bij helpen, is dat ze beelden relativeren. Het gebeurt vaak dat als een individu of een kleine groep iets waarneemt in de organisatie, dat wordt veralgemeniseerd. Met een cijfermatige onderbouwing heb je niet meer het gesprek over die beelden – of ze waar zijn of niet – maar kun je de data gaan interpreteren en daarover het gesprek hebben. ”

Cijfers helpen vragen beantwoorden

Joost: “Een concreet voorbeeld daarvan is dat we vorig jaar – in het kader van management development - hebben gevraagd welke mobiliteitsverwachting managers hadden: zouden ze binnen één, twee of drie jaar toe zijn aan een wisseling? Er kwam een hoge respons op, op basis waarvan we een kleine scenarioberekening hebben gemaakt. Daaruit bleek dat we dan over drie jaar 80% aan managers zouden kunnen hebben die nieuw in een functie zitten. Dat betekent dat je in je beleid keuzes moet maken. Want hoe wil je dat mogelijk maken? Je wilt toch ook dat kennis en processen geborgd blijven.

Op deze manier kunnen data vraagstukken helpen beantwoorden, of mensen ertoe aanzetten om erover na te denken. Wat anders misschien niet eens zou gebeuren. We kunnen allemaal op individueel niveau een toekomstverwachting hebben, maar als je die dan bij elkaar brengt wordt duidelijk dat je als organisatie een vraagstuk hebt. Dat is een waarde die data kunnen hebben.”

Met cijfers betere dienstverlening

Aphrodite: “Zo kun je uit het HR-systeem veel informatie halen waarmee je je dienstverlening kunt verbeteren. Hoelang is eigenlijk de doorlooptijd van ons werving- & selectieproces? Te lang is in deze arbeidsmarkt niet aan te raden. Dus als je daarop kunt sturen…” Aline: “Je kunt ook inzichtelijk maken waar het dan blijft hangen in het proces. Zit het bij P&O, bij de manager, waar zit het? Dan kun je daar het gesprek over aangaan.”

Aphrodite: Joost: "Data kunnen vraagstukken helpen beantwoorden, of mensen ertoe aanzetten om erover na te denken. Wat anders misschien niet eens zou gebeuren."

Aphrodite: “Zo kun je data gebruiken voor procesoptimalisatie, maar ook om beleid mee te ondersteunen? Wat kun je eruit halen voor de organisatie als totaal? Is het inderdaad zo – bijvoorbeeld – dat mensen tussen de 30 en 40 vaker uitvallen of wat langer ziek zijn omdat ze in het medewerkersbetrokkenheidsonderzoek aangeven dat ze werkstress hebben? Als uit de data blijkt dat dat zo is, kun je bedenken met wat voor interventie je ze door die fase heen kunt helpen.”

Cijfers koppelen

Aline: “Of zit er een correlatie tussen reisafstand, verlofgedrag en ziekteverzuim? Hé, hier valt iets op. Kunnen we dan iets doen in ons arbeidsvoorwaardenbeleid? Met people analytics is heel veel mogelijk. Daar moet je je keuzes in maken. Het moet wel zinvol blijven. Dat je niet data met elkaar gaat vergelijken wat echt nergens op slaat. Er zijn zoveel data aanwezig in het gebouw: het zoekgedrag van medewerkers op je intranet, het gebruik van het bedrijfsrestaurant, wat kun je daarmee in je beleid? Die koppeling van data uit verschillende bronnen is de stap waar we uiteindelijk naartoe willen. Dat zal volgend jaar nog niet zijn, maar we komen elke keer weer een stap verder.”

Aline: "De koppeling van data uit verschillende bronnen is de stap waar we uiteindelijk naartoe willen."

Aphrodite: “Voor de toekomst, voor ons als HR maar ook voor de hele organisatie, is de integriteit van de gegevens een belangrijk punt. Want er zijn zoveel gegevens: zelf verzamelen we gegevens, als die goed in het systeem zitten komen er ook goede gegevens uit. Maar wat gebruik je nog meer? Vind je dat echt integere data? Heel veel burgers verzamelen ook data, ga je die voor de provincie benutten? Wat gebruik je, vind je het data die je integer kunt inzetten, zijn de koppelingen die je maakt niet vergezocht en is die koppeling integer? Dat wordt steeds belangrijker. Wat kan je ermee en doe je het op zo’n manier dat je erop kunt vertrouwen dat het tot goede beleidsbeslissingen leidt.

De volgende stap

Dat vraagt meer capaciteit, dus is uitbreiding van het team voor ons een mooie vervolgstap. We begonnen met één persoon vanuit het idee: laten we eens kijken of we er iets mee kunnen. En nu gaan we het team verrijken en met drie mensen onderzoeken wat we allemaal met de gegevens kunnen. We hebben dus ervaren dat we iets aan people analytics hebben. Maar alleen is maar alleen, met meer mensen kun je meer bedenken en meer doen. Bijvoorbeeld samenwerken met andere collega’s binnen de provincie die met data bezig zijn of met externe netwerkpartners, de gemeente en bedrijven om ons heen. Wat doen ze daar met data, kunnen we daar ook weer van leren? Want ik geloof ook dat we het niet allemaal zelf hoeven uit te vinden.”

Samenwerken

Joost: “Samenwerken met externe organisaties wordt makkelijker. Als je terugkijkt, hebben we al een enorme groei doorgemaakt. In maart 2017, toen ik hier kwam, moesten we nog zorgen dat je überhaupt informatie uit het systeem kreeg. Het was al heel wat dat we een lijst hadden met betrouwbare informatie. Kort daarna hebben we de stap kunnen maken naar betere managementpresentatie: deze informatie wil je hebben in cijfers, in aantallen, in een grafiekje, tabelle, een visual. We gingen veel meer service leveren.

Ik ken andere organisaties die deze basis al een hele tijd hebben staan. Maar in het tempo waarmee wij nu gaan, komen wij snel langszij. Dat komt ook doordat we goede faciliteiten in huis hebben: een vernieuwd datawarehouse waarin we data kunnen combineren, tools eromheen. En de capaciteit om daar op in te zetten.”

Datagedreven organisatie

Aphrodite: “Het helpt dat de provincie als totaal een datagedreven organisatie wil zijn. Dat wij gedeputeerden hebben gehad en hebben die dat heel belangrijk vinden. Dat we een visie hebben ontwikkeld over ‘waardevol digitaliseren’ waaruit spreekt dat we toekomstbestendig willen zijn en gebruik van data willen maken. Als het in het DNA van de organisatie zit, is het ook makkelijker voor HR om daarop aan te sluiten, en te laten zien hoe je daar ook intern je voordeel mee kunt doen.

Het is natuurlijk prachtig dat het management ons ondersteunt in het werken met people analytics, maar ook belangrijk is de afstemming met de Ondernemingsraad. Dat zij namens de achterban het vertrouwen hebben dat we op een integere manier werken. HR-data verschillen natuurlijk van bijvoorbeeld procesdata, het zijn persoonsgegevens en daar ligt een ander deel van onze zoektocht. Wat mag er in het kader van de AVG?”

Aline: “Het is soms nog zoeken, maar stapje voor stapje komen we verder.” Aphrodite: “Ja, dat is belangrijk: dat we niet te snel gaan, maar mensen geleidelijk meenemen in wat we uit die gegevens halen, wat we ermee doen. Succeservaringen, dat je op basis van je gegevens beleid verbeterd hebt, zullen medewerkers ook enthousiasmeren. Op dat gebied volgen we toch ook een beetje de weg van de verleiding. Feiten, facts & figures, beelden weghalen en een stukje verleiden: dat zijn mooie vragen en daar kunnen we dit mee... Dan zal de OR ook zeggen: ‘Als het op zo’n integere wijze gaat, hebben wij er geen bezwaar tegen.’”

"Een ander dee van de zoektocht: Wat mag er in het kader van de AVG?"