Royal Flora Holland is een coöperatie die kwekers en verkopers met elkaar verbindt. De coöperatie behartigt de belangen van meer dan 3.800 leden en faciliteert onder meer de verkoop en logistiek van bloemen. Ton Witte is actief als consultant HR L&D (learning & development) binnen Royal Flora Holland. Met gericht opleiden en ontwikkelen wil hij een concrete bijdrage leveren aan de doelstellingen van de organisatie. Een belangrijk instrument dat Ton hierbij inzet, is het Learning Management System (LMS) van Visma. Wij vroegen Ton naar zijn kijk op leren en ontwikkelen, het belang hiervan voor Royal Flora Holland en welke bijdrage het LMS levert.

Voordat we ingaan op de inzet van het LMS, kun jij vertellen wat de visie van Royal Flora Holland is op leren en ontwikkelen en welk belang dit heeft voor de organisatie?

Binnen Royal Flora Holland leiden we op vanuit een operationele en strategische behoefte en passen daar ons opleidingsaanbod op aan. Het beoogde opleidingsresultaat moet helpen om onze doelstellingen te bereiken. Onze leidinggevenden spelen hierin een cruciale rol. Zij leggen de verbindingen tussen de organisatiedoelstellingen en de ontwikkeling van de medewerkers. Wij leiden breed en duurzaam op en willen iedereen meenemen. Dus zowel de nieuwe mensen als de medewerkers die als jaren bij ons werken. We geloven echt in een leven lang leren, en dat je je continu moet blijven ontwikkelen.

Royal Flora Holland zet het LMS in ter ondersteuning van leren en opleiden. Kun jij kort uitleggen wat een LMS is en waarom jullie hiervoor hebben gekozen?

Het LMS is een online platform voor kennisdeling en ontwikkeling en digitaliseert feitelijk het volledige opleidingsproces. Medewerkers hoeven zo minder een klaslokaal in en kunnen vaker digitaal leren waar en wanneer ze dat uitkomt. Een belangrijke reden voor de aanschaf van het systeem was dat we meer grip willen op leren. Het LMS geeft niet alleen aan wie welke opleidingen heeft gevolgd maar ook welk soort opleidingen werkt en welke niet. Je bent dus veel beter in staat een opleidingsaanbod te creëren dat past bij je mensen en de doelstellingen van de organisatie.

Hoe zetten jullie het LMS in? Is het met name gericht op verplichte opleidingen of willen jullie stimuleren dat medewerkers zich zelfstandig ontwikkelen?

We kennen wel een aantal verplichte opleidingen, vooral binnen logistiek maar dat willen we waar dit kan zoveel mogelijk loslaten. Voor opleidingen die nodig zijn om je functie uit te oefenen, hebben we de onboarding. Uiteindelijk willen we toe naar leerpaden waarin voor elke functie omschreven staat welke opleidingen je kan volgen om je verder te ontwikkelen. We verplichten niks maar de medewerkers stemmen het wel af met de leidinggevende. Samen kijk je wat nodig is om verder te groeien.

Hoe ver zijn jullie met de ontwikkeling van leerpaden binnen Royal Flora Holland?

Op dit moment hebben we zeker nog niet voor alle functies een leerpad. We zijn in een testfase en ze zitten nog niet in het LMS. We hebben een aantal leerpaden als pilot uitgeschreven en kijken hoe we dit slim kunnen aanbieden in het LMS. We willen medewerkers niet overweldigen met een te groot aantal opleidingen zodat ze door de bomen het bos niet meer zien. We houden het bewust compact omdat we willen dat je ook de opleidingen kan zien die niet bij jouw leerpad horen.

Hoe bepalen jullie het opleidingsaanbod en hoe komt dat dan uiteindelijk in het LMS?

Dat start eigenlijk al met een driejarenplan van de organisatie. We kijken waar het bedrijf naar toe wil en maken daarvoor een strategische personeelsplanning. Dat vullen we aan met de vlootschouw en performance review van de medewerkers. Zo zien we wat nodig is voor het bedrijf en de medewerkers om toe te werken naar de strategie. Wij leiden dus niet op om het opleiden maar om onze strategische doelen te halen en te werken volgens de visie en kernwaarden van Royal Flora Holland. Hiermee kunnen we waarde toevoegen voor onze leden en klanten.

 

 

Voor het aanbod zelf werken we onder meer met een aantal preferred suppliers zoals ICM en NCOI. Een van de grote voordelen van het systeem is dat veel opleidingsaanbieders direct toegang hebben en zelf, uiteraard in overleg met ons, content kunnen plaatsen. Verder houden deze opleiders bij wie zich hebben ingeschreven en wanneer ze kunnen starten met een opleiding. Ook weten ze welke opleidingen veel gebruikt worden en welke juist niet en in overleg met ons passen ze dan het aanbod weer aan.

Wat is de grootste verandering voor de organisatie sinds de introductie van het LMS?

Het volgen van een opleiding is voor medewerkers nu een stuk makkelijker. Het hele proces vanaf de aanvraag tot het daadwerkelijk volgen van de opleiding is nu gedigitaliseerd. Dus geen stroperige processen meer met briefjes en mailtjes voordat je eindelijk aan de slag kan. Bovendien heb je nu rapportages beschikbaar. Die rapportages gebruiken we niet als controlemiddel maar veel meer aan de achterkant om te kijken hoe mensen nou leren en het  systeem gebruiken. De leidinggevenden en de medewerkers bepalen zelf wat ze nodig hebben en daar zijn rapportages dus niet voor nodig.

“Dankzij het LMS heb je geen stroperige processen meer met briefjes en mailtjes voordat je eindelijk met een opleiding aan de slag kan.”

Opleiden moet natuurlijk ook wat opleveren; hoe bepalen jullie het rendement van een opleiding?

Voor digitale opleidingen zoals blogs en vlogs kijken we niet naar de opbrengst maar als we een specifiek programma ontwikkelen, kijken we wel naar de ROI (Return On Investment). We ontwikkelen een opleiding altijd op basis van een vraag uit de organisatie. We starten dan met, waar loop je tegenaan en wanneer is het opgelost. Dan kijken we naar de huidige situatie en wat je van medewerkers verwacht in de toekomst. Is dit duidelijk, dan heb je een gap en kun je gericht gaan opleiden.

Opleiden kost altijd geld maar om vast te stellen of de kosten in verhouding staan tot de opbrengsten moet het doel wel duidelijk zijn. Je kan één-op-één opleiden of zelfs dure specialisten binnenhalen maar dat doe je natuurlijk niet als iemand alleen maar betere rapportages wil maken. Uiteindelijk leveren vakgerichte opleidingen vaak besparingen op in uren. Door dit uit te drukken in geld en af te zetten tegen de kosten krijg je een goede indicatie van het rendement.

Wordt er veel gebruik van het systeem gemaakt en hoe zorg je nou dat iedereen er echt mee aan de slag gaat?

Zoals ik eerder zei maakt het LMS opleiden enorm toegankelijk. Opleiden is voor ons geen doel op zich maar we zijn wel trots dat onze medewerkers vorig jaar maar liefst ruim 9.000 uur aan reguliere opleidingen hebben gevolgd. Het begint al met de onboarding die ook is gedigitaliseerd en gekoppeld is aan het LMS. Nieuwe medewerkers krijgen zo direct een beeld van wat er allemaal mogelijk is maar zien ook wat belangrijk is bij Royal Flora Holland. Verder moet je het continu onder de aandacht brengen. We doen dit door nieuwe opleidingen te vermelden op ons intranet of tijdens de weekstart. Ook stap ik geregeld de werkvloer om logistieke medewerkers zonder computer te laten zien dat je veel opleidingen ook gewoon via je smartphone kan volgen.

“Opleiden is voor ons geen doel op zich maar we zijn wel trots dat onze medewerkers vorig jaar maar liefst ruim 9.000 uur aan reguliere opleidingen hebben gevolgd.”

Richt het LMS zich met name op leren en ontwikkelen of heeft het een bredere rol in het HR-domein?

Het LMS richt zich nu nog vooral op leren en ontwikkelen maar we willen het steeds nadrukkelijker koppelen aan de HR-cyclus en de organisatie-ontwikkeling. De leidinggevende heeft dankzij het systeem altijd een goed beeld van de gevolgde opleidingen maar, ze bespreken het ook in POP- en functioneringsgesprekken voor de verdere ontwikkeling van medewerkers. Natuurlijk kunnen medewerkers hier ook zelf mee komen maar leidinggevenden weten precies wat er te halen valt en mogelijk is. We willen dit ook echt in de lijn beleggen en niet bij HR. Als medewerkers zich niet ontwikkelen, komt de leidinggevende niet verder met zijn team. Iedereen heeft er dus een belang bij. 

Hoe kijken jullie tot slot aan tegen de toekomst van leren binnen Royal Flora Holland?

We zetten de komende jaren steeds meer in op inspiratie en willen dat medewerkers zelf de regie pakken voor opleidingen en hun ontwikkeling. En leren is ook fun. We zeggen altijd, pak nou eerst op wat je leuk vindt. Het LMS helpt daarbij, maar dan moet het er wel aantrekkelijk uitzien. Dus geen omschrijvingen maar vrolijke illustraties zodat je direct ziet waar het over gaat. We gaan het LMS nog meer neerzetten als een etalage met een overzichtelijke startpagina voor onze opleidingen. Als dat lukt, zijn we aardig op weg om de stap te zetten van een opleidings- naar een leercultuur. Medewerkers kijken dan zelf wat ze nodig hebben voor hun eigen functie of een vervolgfunctie die ze ambiëren. Dit maakt het werk makkelijker en onze medewerkers gelukkiger!