
Interview met
SpiritProducten in deze case
Visma | Raet PersoneelsdossierCase in het kort
Jeugdzorgorganisatie Spirit heeft met Dataspace de personeelsdossiers in Youforce gedigitaliseerd. François Mittertreiner, interim-manager salarisadministratie van Spirit vertelt over zijn ervaringen.Waarom ben je op het gebied van de personeelsdossiers digitaal gegaan?
Het is wel een investering maar we hebben er zoveel profijt en plezier van dat alle dossiers op orde zijn. Medewerkers kunnen bij de dossiers, alle stukken zitten erin. Recent zijn onze multifunctionals voorzien van de dossier connector van Visma | Raet waardoor we documenten na scanning direct in het juiste digitale dossier plaatsen.
Heb je een advies voor bedrijven en instellingen die nog werken met papieren personeelsdossiers?
Voordat de dossiers zijn gedigitaliseerd heeft Spirit alle personeelsdossiers inhoudelijk geschoond. Dubbele documenten en documenten die niet bewaard hoeven te worden zijn verwijderd. Dus eerst opschonen en goed nadenken over de structuur van het digitale dossier. Welke (en hoeveel) documenttypen wil je gaan gebruiken en dat ook in de organisatie breed verspreiden. Wij hebben gebruik gemaakt van een consultant van Visma | Raet die het hele proces heeft begeleid. Er is een best-practice meegenomen, besproken en aangepast.
Wat te doen met de nieuwe fysieke aanwas van documenten?
Nadat deze zijn ingescand gaan de documenten terug naar de werknemer (bv VOG of een diploma) en anders wordt het document vernietigd. Er is geen nieuwe fysieke dossier opbouw. Er is wel contact geweest met de advocaat en de digitale ondertekende contracten zijn rechtsgeldig.
Alle fysieke personeelsdossiers zijn nu opgeslagen in het archiefdepot van Dataspace. Enig idee hoe lang Spirit deze wil bewaren?
Er is gekozen om de dossiers nog even te laten staan om eventuele opvragingen te doen maar dat is tot op heden niet voorgekomen. Op ons verzoek zullen wij de dossiers vertrouwelijk laten vernietigen.
Tot slot, hoe kijk je terug op de samenwerking met Dataspace en Visma | Raet?
Ik vond de samenwerking erg prettig verlopen. Wij zijn tijdens het hele project goed geïnformeerd over de voortgang. We kregen snel antwoord op onze vragen, ook voor het opvragen van dossiers voor Scannen on Demand. Uiteindelijk is dat 5 keer voorgekomen. Verder zijn de contacten tussen Visma | Raet en Dataspace keurig verlopen.
Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang nieuwe artikelen en updates van Visma | Raet.
Aanmelden nieuwsbriefDoor de overeenkomst tussen Visma | Raet en Dataspace kunnen organisaties grote kwaliteitsslagen maken op het gebied van digitale personeelsdossiers. Dataspace is in staat om conform een goede prijs-kwaliteitverhouding uw fysieke personeelsdossiers te digitaliseren ten behoeve van Youforce. Hierdoor zijn uw personeelsdossiers 24/7 toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers. Dit vergroot de kwaliteit en service van uw HR-afdeling.