De rol van HR is voortdurend in ontwikkeling. Sebastian de Bruijn, Manager Centrale Diensten bij Stater, ervaart hoe outsourcing van de HR-administratie meer focus brengt in de aandacht van HR-managers. “Je kunt op een aantal thema’s zeggen: dat is zo belangrijk, dat pak ik zelf op. Andere breng je onder bij externe specialisten. Vroeger was HR adviseur van alles, nu moet je dat niet meer willen.”

Aan de rand van Amersfoort, tegen de A28, staat een kantoortoren. Daar moet ik zijn. Over een natuurstenen plein loop ik de hal van Stater binnen. De grootste hypothecaire dienstverlener van Nederland. Gezoem als een bijenkorf. Mensen lachen, bladeren in kranten, praten met elkaar of tegen hun microfoontjes. Lampen als witte luchtballonnen hangen in een hoek aan het plafond. De receptioniste ziet me direct en wijst naar een comfortabele stoel. Ik zak even neer, maar niet voor lang. Sebastian de Bruijn heeft een strakke agenda.

Meer focus door uitbesteding

"Nu we outsourcen, komt er meer focus op je eigen werkzaamheden."

De HR-adviestak functioneerde al relatief autonoom, maar in de nieuwe situatie merk je toch wel dat het voeren van een eigen HR-administratie zuigend werkt. Nu we outsourcen, komt er meer focus op je eigen werkzaamheden. Tegelijkertijd betekent het ook dat je gerichter moet nadenken waar je een rapportage, informatie uit de administratie voor nodig hebt. Wat wil je ermee? 

Werken in een leveranciersrelatie brengt een bepaalde scherpte in de relatie waardoor je zelf veel gerichter dingen gaat vragen en misschien genoegen neemt met een standaard. Terwijl je als er een collega naast je zit eerder vraagt: ‘O, doe dat even voor me…’ Als je weet dat er een organisatie achter zit die over een standaardrapportage heeft nagedacht en ook dat de teller gaat lopen als je iets afwijkends wilt, dan bedenk je je nog weleens. Dat geeft een leuke dynamiek.”

Implementatie

Vooraf hebben we onze medewerkers geïnformeerd en leidinggevenden demonstraties gegeven zodat ze al konden zien en voelen wat er ging gebeuren. Wij zijn ook een business proces outsourcer, dus het feit dat je het outsourcingsproces ook van de andere kant kent, leidt tot veel begrip. 

In de eerste maanden na de livegang was iemand vrijwel volledig vrijgemaakt om de implementatie intern te begeleiden. We hebben regelmatig tijdens de lunchpauze met een computer en een scherm in de centrale hal gestaan en onze medewerkers gevraagd: ‘Wat gaat er goed en wat kan er beter?’ Als er een update op het systeem aankwam: ‘Wat zijn de eerste dingen die we moeten aanpakken?’ We hebben snel een aantal simpele optimalisaties gedaan, zodat mensen zagen dat er werd geluisterd. We blijven ook de komende tijd snel reageren op wat er uit de organisatie komt. 

Als er een nieuwe release komt, proberen we er bijna een soort van ‘Apple-event’ van te maken. We moeten een trots verhaal vertellen: ‘Kijk eens hoe gaaf het wordt!’ We zijn nu bezig met Performance Management, dat staat voor 2018 op de rol. Daar moet je ook echt wel trots op zijn, mensen erin meenemen. Niet saai met alleen een mailtje, maar maak het interactief. Daarmee maken we het nieuwe zichtbaar voor de medewerkers.

Terug naar de medewerkers

Dat past in een HR-trend: vroeger hadden we als HR een bureau met een tissuebak, waar mensen langskwamen om hun hart te luchten of een praatje te maken. Rond het jaar 2000 veranderde de rol van HR  door maximale focus te hebben op leidinggevenden. Je sprak nauwelijks meer met de medewerkers, die richtten zich direct tot de leidinggevenden. Nu maakt HR toch weer een beweging naar de medewerkers toe. Niet zozeer dat je als HR-adviseur veel een-op-een aandacht moet geven, maar mensen verwachten wel dat de HR-oplossing van zijn organisatie voorziet in zijn individuele behoeften. Dat betekent inderdaad: een nieuwe, eigentijdse employee self service portal. Mensen willen iets op kunnen zoeken als ze het nodig hebben en zoveel mogelijk zaken zelf kunnen regelen. Pas op het moment dat het niet lukt, gaan ze naar een leidinggevende. Als ze er dan echt niet uitkomen, komen ze bij HR. Dat is echt van deze tijd. Daar past de outsourcing van ons helemaal in. 

"Mensen verwachten dat de HR-oplossing van zijn organisatie voorziet in zijn individuele behoeften."

Regisseur

Een andere trend die ik zie, is dat HR vroeger veel kennis en rollen had: je was opleidingsadviseur, moest alles weten van ziekteverzuim, was adviseur voor medewerkers en de directie... Nu durven we steeds meer van dit soort rollen in een leveranciersrelatie te leggen als dat toegevoegde waarde biedt. We werken voor opleidingen bijvoorbeeld samen met een specifieke dienstverlener op dat vlak. Wij moeten zorgen dat zij zoveel mogelijk informatie krijgen om succesvol te worden, dat doen we door goed naar onze business te luisteren en die wensen bij de leverancier te brengen. Zo krijg je veel meer een regierol. HR moet zorgen dat de vraag die uit de business komt, gekoppeld wordt aan de juiste partij. In plaats van alles zelf op te gaan lossen. Vroeger was HR adviseur van alles, nu moet je dat niet meer willen. 

Je kunt op een aantal thema’s wel zeggen: dat is zo belangrijk of specifiek, dat pak ik zelf op, maar dat kun je niet meer voor alles doen. Dat vindt de business ook prima. Zolang zij maar goed geholpen worden. Ook door een externe partij. 

Duurzame inzetbaarheid

We zien natuurlijk dat de digitalisering grote effecten heeft op arbeid, daarom zetten we bij Stater steeds sterker in op duurzame inzetbaarheid. Van oudsher heeft er altijd veel focus gelegen op administratie. Door digitalisering zien we dat voor steeds meer bedrijfsprocessen, steeds minder manuele administratie nodig is. Dat heeft behoorlijke impact.

"Werk verdwijnt en werk wordt anders."

Aan de andere kant zie je ook nieuw werk ontstaan. Werk verdwijnt en werk wordt anders. We willen onze medewerkers dan ook ondersteunen in het nemen van regie over hun eigen loopbaan: Als ik dit werk straks niet meer doe, wat zou ik dan wel willen, hoe kom ik daar? Wat kan ik daar nu al voor doen? Wat heb ik daarvoor nodig?

Fit for Future

We willen medewerkers klaarstomen voor een toekomst waarvan we weten dat er minder en/of andere arbeidsplaatsen zullen zijn. In de business-unit die al veel impact van digitalisering ondervindt – Operations, waar de meeste administratieve processen plaatsvonden – zijn we gestart met het programma dat we Fit for Future hebben genoemd. We zijn in gesprek gegaan met medewerkers en leidinggevenden over de toekomst. Wat heb je nodig om daarin passend te blijven? Op basis van dialoog, zijn er allerhande initiatieven gekomen. 

"We willen medewerkers klaarstomen voor een toekomst waarvan we weten dat er minder en/of andere arbeidsplaatsen zullen zijn."

We zijn klein begonnen, maar in december heeft een eerste Stater-breed evenement plaatsgevonden waarin we met een dwarsdoorsnede van onze populatie en de vakbonden hebben gesproken over duurzame inzetbaarheid en ieders gedachten daarbij. Wij hebben als Stater wel een idee hoe we daar invulling aan kunnen geven, maar wat onze medewerkers aangeven belangrijk te vinden is minstens zo belangrijk. We willen een dialoog met de medewerkers voeren, goed luisteren en dat gebruiken als input voor een programma voor 2018.

Ook daarin gaan we als HR weer terug naar de medewerkers. De kennis en wensen van de medewerkers zelf bepalen voor een belangrijk deel wat de richting gaat worden, in plaats van dat we voorschrijven wat belangrijk is. Dat past natuurlijk prima in de huidige tijd. Ja, we zijn wel mooie dingen aan het doen.”