Klantverhaal: Universal Music
“We borgen continuïteit door onze salarisadministratie uit te besteden aan Visma | Raet.”
Interview met
Universal Music
Kees Jan Willeboordse
Manager HR & Facilities
Producten in deze case
HR outsourcing
Self Service
Case in het kort
Muziekmaatschappij Universal Music besloot in 2012 de salarisadministratie uit te besteden. Ze startten een selectietraject op waarbij niet alleen gekeken werd naar de dienstverlening voor HR outsourcing, maar ook naar e-HRM software. Universal Music koos na het vergelijken van diverse leveranciers voor Visma | Raet.Borgen van continuïteit
Universal Music besloot na het samengaan met voormalig concurrent EMI de salarisadministratie uit te besteden. Met een kritische blik keek de organisatie naar de personeelsbezetting van alle afdelingen, waaronder ook de HR-afdeling.
“Bij uitbesteding maak je gebruik van een team met specialisten die elkaar kunnen vervangen als er iemand uitvalt.”
Kees Jan Willeboordse, manager HR & Facilities bij Universal Music: “We vonden één persoon op zo’n specialistisch vakgebied als de salarisadministratie een kwetsbare situatie. Als onze salarisadministrateur iets zou overkomen, hadden we echt een probleem. Daarom zijn we in 2012 de markt opgegaan om een uitbestedingspartner te zoeken die ons continuïteit en kwaliteit kon bieden. Bij uitbesteding maak je immers gebruik van een team met specialisten die elkaar kunnen vervangen als er iemand uitvalt.”
Naast continuïteit speelde ook de behoefte aan ontzorging een rol. Willeboordse: “Als je zelf de salarisadministratie uitvoert, moet je ook alle kennis van wetgeving en regelingen onderhouden. Dat betekent regelmatig seminars volgen en abonnementen voor vakliteratuur onderhouden. Een salarisadministratie moet altijd voor 100% kloppen; je moet als administrateur echt weten wat je doet. We wilden deze grote verantwoordelijkheid niet meer zelf dragen. Door de salarisadministratie uit te besteden, bouw je zekerheid in.”
Betrouwbaarheid in software en dienstverlening
Universal Music zette bij haar zoektocht naar een uitbestedingspartner drie leveranciers op de shortlist. Willeboordse keek bij de marktverkenning ook naar de mogelijkheden voor e-HRM. “We hadden voorheen geen HR-systeem. Alles werd nog op papier of in Excel bijgehouden. Dat vond ik niet meer van deze tijd. Ook misten we veel managementinformatie. Onze uitbestedingspartner moest dus meer te bieden hebben dan alleen het overnemen van de salarisadministratie.”
Over Universal Music
Universal Music Group is gevestigd in ruim 70 landen en valt onder de Vivendi groep, een grote internationale groep op het gebied van media, communicatie en entertainment, en vertegenwoordigt diverse bekende internationale labels.
Universal Music speelt in op de veranderingen binnen de muziekindustrie om artiesten en hun muziek op de best mogelijke wijze te kunnen vertegenwoordigen. Ook zet zij alle nieuwe kennis en mogelijkheden in om de muziekliefhebbers in Nederland zo gemakkelijk mogelijk in contact te laten komen met alles wat met goede muziek te maken heeft. Universal Music is in Baarn gevestigd. Hier werken ongeveer 150 medewerkers.
“We dragen onze salarisadministratie zonder zorgen over aan Visma | Raet, vanwege de ruime ervaring met HR outsourcing.”
Universal Music koos na een grondig selectietraject voor Visma | Raet. Vooral betrouwbaarheid speelde bij de keuze voor Visma | Raet een grote rol. Willeboordse: “We dragen onze salarisadministratie zonder zorgen over aan Visma | Raet, vanwege de ruime ervaring met HR outsourcing. Daarnaast zorgt Visma | Raet ervoor dat onze medewerkers en leidinggevenden zelf hun HR-zaken digitaal kunnen regelen. Die combinatie van en HR outsourcing en e-HRM is belangrijk voor ons.”
Meer gemak en functionaliteit
Willeboordse is tevreden over de dienstverlening van Visma | Raet: “We worden volledig ontzorgd door Visma | Raet. Wij hoeven alleen maar de mutaties door te geven en de rest regelt Visma | Raet voor ons. De specialisten van Visma | Raet verwerken onze mutaties, onderhouden wet- en regelgeving, zetten de loonaangifte, de journaalposten en betaalbestanden klaar, én onderhouden het e-HRM-systeem. En als er iets is, schakelen we rechtstreeks met onze vaste contactpersoon bij Visma | Raet, die de salarisadministratie verzorgt.”
Blijf op de hoogte
Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang nieuwe artikelen en updates van Visma | Raet.
Aanmelden nieuwsbrief
“En natuurlijk, wij hebben bij de HR-afdeling ook veel kennis van de personeels- en salarisadministratie; het is voor ons echter geen kernactiviteit. In de praktijk heb je vaak te maken met specifieke gevallen, zoals een 30%-regeling voor expats, waar je kennis van moet hebben. Kennis die je moet bijhouden, omdat er belastingtechnisch vaak wat verandert. Voor de specialisten van Visma | Raet zijn dit soort vraagstukken een kernactiviteit waar wij als klant van Visma | Raet optimaal gebruik van maken. Daarnaast leidde de uitbesteding ook tot een flinke kostenbesparing omdat we nu nog maar een dag of twee per maand kwijt zijn aan de salarisadministratie en we geen salarisadministrateur meer in dienst hebben.”
“Wij hoeven alleen maar de mutaties door te geven en de rest regelt Visma | Raet voor ons.”
Willeboordse is tevreden over de HR-software die Visma | Raet biedt. Hij adviseert andere Midden- en Kleinbedrijven (MKB) om ook voor een standaard e-HRM-systeem te kiezen: “Een standaard oplossing dekt vaak voor meer dan 90% je behoefte. Accepteer dat je soms wat concessies moet doen. Maatwerksystemen zijn echt kennisintensiever en zorgen voor hogere kosten en meer onderhoud. En bij een standaard e-HRM-systeem profiteer je van nieuwe functionaliteiten die een leverancier als Visma | Raet voor meerdere klanten maakt.”
Universal Music haalt veel HR-informatie uit het e-HRM systeem. Willeboordse maakt zelf gebruik van de verschillende rapportagemogelijkheden. “Ik was vroeger iedere maand veel tijd kwijt om alle rapportages op orde te krijgen. Nu heb ik alle informatie over indiensttredingen, leeftijdsopbouw, aantal mannen en vrouwen, ziekteverzuim en loonkosten zo binnen handbereik. Dit heeft ook geholpen om onze verlofregistratie op orde te krijgen en de verlofstuwmeren te beperken. We zijn dus nu veel meer ‘in control’.”