Optimaal proces maakt ruimte voor florerende business control

Optimaal proces maakt ruimte voor florerende business control

De rol van business control is aan het veranderen. Van financieel corrector naar co-piloot van de business. Maar veel organisaties hebben in dat proces nog flinke slagen te maken. Gestroomlijnde datavoorziening is een belangrijke stap naar succes, vertelt Tom van Dael, Finance Director bij Visma | Raet.

De ontwikkeling dat business control zich graag positioneert als businesspartner is al zeker tien jaar gaande, weet Van Dael. ,,Maar vaak is business control nog te veel met de productie van cijfers bezig, en wordt teruggezogen in het proces van administratief corrigeren. Dan blijft er te weinig tijd over voor strategische zaken.”

Hij schetst het ideale uitgangspunt: de accounting is een fabriek waar alle transacties soepel en tijdig verwerkt worden en deze data panklaar aan een business controller aanlevert. ,,Maar de praktijk is dat de systemen niet zo lekker lopen, de data niet altijd betrouwbaar is en de business controller dus gedwongen wordt om te helpen om accounting volledig te krijgen. Hierdoor is er weinig self service qua finance reporting en moet de controller ook de business helpen haar overzichten en inzichten sluitend te krijgen. Op deze manier is het dus vaak moeilijk die strategische rol te pakken, er van uitgaande dat je wel de juiste competenties hebt.”

Juiste competenties

Naast de harde inhoudelijke financiële kennis en een analytisch inzicht moet de business controller ook over de competenties beschikken om te kunnen beïnvloeden en serieus te worden genomen bij discussies aan de directietafel. Ontwikkelingen in de markt vertaalt hij of zij naar voorspellingen en aanbevelingen, en bedrijfsprocessen worden kritisch onder de loep genomen. ,,Je bent een trusted advisor en moet het businessmodel snappen. Onderbuikgevoelens staaf je door feitelijkheden, en je bent een aanjager. Maar je houdt ook duidelijk de lijnen scherp waarbinnen gebleven moet worden vanuit de optiek van finance.”

Onderbuikgevoelens staaf je door feitelijkheden

Datavoorziening op orde

Bij veel multinationals werken business controllers al in de meer strategische rol. Daar is accounting vaak ondergebracht in een shared service center. Maar vooral bij kleinere bedrijven zijn de taken van de boekhouder en de business controller nog innig verweven.

Ook dan is het op orde hebben van de datavoorziening van cruciaal belang, niet alleen voor het efficiënt functioneren van finance maar van de hele organisatie. ,,En als die primaire processen soepel lopen, dan is een strategische rol van business control mogelijk.”

Groot onderzoek

Dat die processen niet altijd zo soepel verlopen kwam duidelijk naar voren uit een landelijk onderzoek van organisatieadviesbureau FinTouch samen met de Vrije Universiteit Amsterdam. Daarin werden vorig jaar meer dan 700 CFO’s, controllers en lijnmanagers ondervraagd. Controllers vertelden meer behoefte aan opleidingsmogelijkheden te hebben. Wel zijn zij, vooral inhoudelijk, over het algemeen geschikt voor hun functie.

Op operationeel niveau zijn ze effectief, maar dat is niet het geval als het op strategische taken aankomt. Dat laatste brengen de onderzoekers in verband met een andere belangrijke conclusie: business controllers worden nog steeds in hun werk belemmerd door onvoldoende IT-ondersteuning. Het gehele proces van dataverzameling en bewerking naar waardevolle rapportages moet veel gestroomlijnder, vindt ook Tom van Dael ,,Goede IT-processen en medewerkers die er mee om kunnen gaan, leveren direct goede data waardoor verdere automatisering en robotisering op repeterende taken mogelijk is. Als je op die manier een hoge mate van selfservice bereikt, is de business controller uit het primaire proces en kan hij/zij veel meer waardetoevoegende taken gaan doen.”

Alle stakeholders nodig

Door te denken vanuit het gebruikersperspectief en de integratie van bedrijfsprocessen centraal te stellen kunnen IT-processen optimaal van nut zijn, zeker ook voor business control. Financiële data wordt immers pas waardevol als je het kan koppelen aan andere data over product, klant, proces, nps, fte’s, etcetera. Van Dael: ,,Om dit succesvol te doen moet je goed nadenken over je datastructuur zodat alles logisch te koppelen is. Je moet niet alleen de juiste software hebben maar ook medewerkers die getraind zijn om met die software om te gaan.”

Financiële data wordt pas waardevol als je het kan koppelen aan andere data

De bekende quote ‘garbage in is garbage out’ gaat nog steeds op, benadrukt hij. En dan is finance, en met name business control, het eindstation. ,,Wil je echt stappen maken, dan moet je alignment aanbrengen qua IT, proces en data in gehele ketens, zoals order-to-cash. Daar heb je dus alle stakeholders voor nodig, het kan niet een solo-actie van finance zijn.”

Selfservice

Bij de organisatie waar hij werkzaam is, maakte hij mee dat het goed mogelijk is om binnen anderhalf jaar de processen te stroomlijnen en systemen te integreren, met de innovatieve cloudsoftware van Visma.net Financials.

Dat gebeurde nadat Raet onderdeel werd van het grote Visma. ,,Raet had een verzameling van legacy business operations systemen. De overname door Visma was het juiste moment om dit rigoureus aan te pakken en te zorgen dat onze systemen wendbaarder en efficiënter werden.”

Alles valt of staat bij een goede datastructurering

Naast de implementatie van een nieuwe logische set up van cloudsystemen werd toen ook goed nagedacht over de onderlinge integratie en datastructuur. ,,Door de tijdsdruk hebben we ons eerst geconcentreerd op de migratie en de logische uitsplitsing over CRM, facturering, uren schrijven en accounting wat betreft systemen, verantwoordelijkheid en datastructuur. Dit staat nu in grote lijnen en nu zijn we het proces en de rapportage aan het optimaliseren. De volgende stap is het verder vereenvoudigen van ons product en prijsbouwwerk en het uitbouwen van onze data capabilities. We weten nu waar de lijntjes lopen. Dit gaat leiden tot meer eenvoud en wendbaarheid en een hoge mate van selfservice bij de medewerkers.”

Logisch opgebouwd

De gehele Visma-groep, tweehonderd bedrijven wereldwijd, gebruikt intussen Visma.net Financials. ,,Dit systeem kan de complexiteit van ons businessmodel, met verschillende bv’s en producten, prima aan. Het is eenvoudig in gebruik , logisch opgebouwd en heel overzichtelijk. Het werkt goed bij ons. Visma.net Financials is het hart van onze nieuwe cloud set up.”

De soepele koppelingen met andere cloudoplossingen betekenen een echte stap voorwaarts, vindt Van Dael. ,,De inkoopfacturen lopen bijvoorbeeld via Spendcloud naar Visma.net. Dus facturen kunnen makkelijk via de Spendcloud app geaccordeerd worden door medewerkers. De software Onguard voor credit management en debiteurenbeheer hebben we ook aan Visma.net gekoppeld. Dit bevordert de selfservice van de organisatie op deze processen.

Ook voor de business controller is het met de cloudsoftware van Visma eenvoudig geworden om flexibele rapportages en standaard dashboards samen te stellen.”

Goed integreren

De bonus komt na de koppeling met andere systemen, weet hij. ,,Dan gaat het allemaal automatisch. Door goed te integreren wordt alle relevante data met een druk op de knop zichtbaar, en is het gedoe met Excel verleden tijd. En de set up kan nog verder geoptimaliseerd worden door repeterende taken weg te nemen van medewerkers met behulp van robotics.”

Alleen als de hele organisatie op orde is, kan de business controller floreren, benadrukt Tom van Dael. ,,Alles valt of staat bij een goede datastructurering. En door deze koppelingen neemt de kwaliteit van de data maandelijks toe en wordt de basis gecreëerd voor de business controller om afstand te kunnen nemen van het productieproces. Hij of zij kan zich met de data-inzichten meer toeleggen op de rol van businesspartner en is daardoor niet met het verleden bezig, maar stuurt mee de toekomst in.”

Alleen als de hele organisatie op orde is, kan de business controller floreren

Blijf op de hoogte

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang nieuwe artikelen en updates van Visma | Raet.

Aanmelden nieuwsbrief