‘Trots op wat we al hebben bereikt’

Visma.net HRM & Payroll is nu ruim een jaar beschikbaar voor het onderwijs. Op 1 januari 2021 gingen de eerste schoolbesturen, die bij Synergia zijn aangesloten, over op het nieuwe HR cloudplatform. De verwachtingen waren hooggespannen. Hoe kijken de administratiekantoren en onderwijsbureaus van Synergia nu naar de ontwikkelingen? “De klanten staan te trappelen om deel uit te kunnen maken van de nieuwe wereld.”

Het partnership tussen Synergia en Visma | Raet bestaat al zestien jaar. “En met succes”, benadrukt Jan Ouwenbroek, directeur van Groenendijk Onderwijsadministratie. Ook de ontwikkeling van Visma.net HRM & Payroll gebeurt in nauwe samenwerking, in een projectgroep en een stuurgroep. Per 1 januari vorig jaar migreerden zeven klanten van Groenendijk Onderwijsadministratie naar het nieuwe systeem in de cloud. Met de start van dit jaar zijn er weer zeventien bijgekomen. Ouwenbroek merkt dat de pilotklanten in de beginfase nog niet alle digitale mogelijkheden benutten. De schoolbesturen die een jaar later aanhaakten zijn begonnen met een alweer verder ontwikkeld pakket en nu stelt hij vast dat alle klanten veel beter gebruik maken van de vele functionaliteiten die het pakket biedt. Een greep uit die functionaliteiten: in-, door- en uitstroom, verzuim, verlof, formatie, bezetting, een app, self service met workflows, wizards, actieve signaleringen en uiteraard de payroll.

Vooruitstrevend pakket

Het pakket is echt vooruitstrevend, observeert Ouwenbroek. Sommige onderdelen hebben dan ook een gewenningsfase nodig, zoals het starten van mutaties bij de medewerker en de digitale handtekening. “Er bestaat soms nog een drempel om alle digitale mogelijkheden te gebruiken.” De uitrol en migratie van een HR-systeem vraagt daarom ook om duidelijke, intensieve interne communicatie. De medewerkers moeten echt worden meegenomen in de veranderingen. “Uiteindelijk zit de verandering bij de eindklanten, de onderwijsinstellingen, en dat gaat veel tijd en energie kosten”, weet projectleider Marcel de Vries van Visma | Raet. “Medewerkers die nog niet in het HR-systeem gewerkt hebben, krijgen we mee door heel veel persoonlijke effort in te zetten”, vult Manfred Besselink van CABO aan. Hij is bestuursvoorzitter van deze coöperatie en specialist in administratie en advies voor het primair en voortgezet onderwijs.

Persoonlijke benadering

In de Achterhoek, de bakermat van CABO, is ‘u redt het wel’ een veelgehoorde dooddoener. Die gaat in dit geval zeker niet op, benadrukt Besselink. “Wij zijn een coöperatie dus geven deze ontwikkeling samen met de leden, en met Visma | Raet en Synergia, vorm. We hanteren een persoonlijke benadering en begeleiding van de klanten, ook qua nazorg.” Daarbij licht hij de rol van Visma | Raet, en Marcel de Vries in het bijzonder, uit. “Hij is heel belangrijk. Onze samenwerking is cruciaal, om het systeem goed weg te kunnen zetten.” De eindgebruiker steeds nauwlettend in beeld houden, daar hamert hij op. “En dat kan alleen als je de boer op gaat en de klant persoonlijk overtuigt van het nut van de veranderingen. Daar hoort dan ook een aansprekende noviteit als de app bij.”

Bescheidenheid

Er is dus nog werk aan de winkel, maar er zijn ook al grote prestaties geleverd. Want per 1 januari 2022 heeft Synergia zesmaal zoveel schoolbesturen gemigreerd naar het nieuwe cloudsysteem dan een jaar eerder. “Dat is echt een hele knappe stap”, complimenteert De Vries het samenwerkingsverband. Dat vinden ze bij Synergia ook, maar bescheidenheid siert deze club. “We willen betrouwbaar zijn door na te komen wat we met klanten afspreken en een duurzame relatie met ze op te bouwen. Daarom waken we voor te veel halleluja, en misschien zit ons soms dat wel een beetje in de weg”, analyseert Frank Weusthof, afdelingshoofd PZ & O van Onderwijsbureau Twente. Hij is enthousiast over de samenwerking met Visma | Raet, ‘met een ambitieuze ontwikkelagenda’. “Daar straalt betrokkenheid van uit. We zijn meer dan een partner van Visma, we zijn een succespartner en willen dat blijven door elkaar uit te dagen en zo het beste eruit te halen.” Ook Manfred Besselink vindt dat er wel even stil mag worden gestaan bij alle vorderingen. “We hebben opbouwende kritiek op wat nog moet maar we zijn ook ontzettend trots op waar we nu staan en wat we hebben bereikt. Daarover mogen we best op de tamtam slaan!”

Zorgvuldigheid

Weusthof spreekt van ‘een prachtig salarispakket’. “Qua personeelsadministratie moeten we nog wat slagen maken, we werken nu keihard aan de workflows en de vervangingsadministratie. Naar dat laatste kijken we echt uit. En naar de app, die maakt het voor de klanten allemaal veel gebruiksvriendelijker. Daar geloven we in.” Tineke Dooms knikt instemmend. Sinds een jaar is zij directeur van OOG onderwijs en jeugd in Amsterdam, dat schoolbesturen, samenwerkingsverbanden passend onderwijs, integrale kindcentra en lokale overheden adviseert en ondersteunt. “De energie zat het afgelopen jaar in de migratie met de eerste besturen”, vertelt zij. “We zijn nu met de anderen bezig en pakken dat heel zorgvuldig aan.”

Laatste stapjes

Na alle ontwikkelingen van het systeem breekt nu een fase aan van de puntjes op de i zetten. Dat ziet ook Paul Janssen, directeur van Onderwijsbureau Meppel. “We werken toe naar een systeem dat optimaal werkt. Voor de zomervakantie willen we de laatste stapjes zetten.” Marcel de Vries kan zich goed vinden in dat schema. “We hebben het project in zestien onderdelen geknipt en werken het systematisch af. Rond de zomer van 2022 moet het helemaal staan. 80 procent is klaar en samen met Synergia gaan we de komende maanden aan de afronding werken. Elk onderdeel dat klaar is wordt gefiatteerd door beide kanten. En wanneer het pakket af is, blijven we het doorontwikkelen.” Hij ziet in de nieuwe workflows een grote toegevoegde waarde voor de administratiekantoren en onderwijsbureaus. “Want zij bedienen veel schoolbesturen en door dit standaardproces kun je de workflow eenvoudig kopiëren van het ene bestuur naar het andere. Dat bespaart veel tijd.”

Maatwerk

Tijd die door de onderwijsbureaus en administratiekantoren gebruikt kan worden voor een meer adviserende rol, zegt Paul Janssen. “En minder handwerk geeft schoolbesturen juist weer meer ruimte voor strategie en tactiek. Het pakket an sich is niet ons doel, wel het verbeteren van de professionaliteit en de organisatie van schoolbesturen en van onszelf als dienstverlener.” Het wordt dus een druk jaar voor de Synergia-kantoren. Zo heeft Jan Ouwenbroek van Groenendijk Onderwijsadministratie nog 135 klanten te migreren. Het kan hem niet snel genoeg gaan. “Want de klanten staan te trappelen om deel uit te kunnen maken van de nieuwe wereld.” Daarbij hoort ook maatwerk met verschillende functionaliteiten, wanneer de basis eenmaal is uitgerold.

Adviserende rol

Tineke Dooms ziet die diversiteit ook onder de klanten van OOG. “Voor kleinere schoolbesturen zal de meerwaarde uiteindelijk zitten in verdere digitalisering van de werkprocessen”, licht zij toe. “Daarmee versterken we voor deze klanten de continuïteit en kwaliteit van onze dienstverlening. Grote klanten daarentegen hebben een deel van het proces in eigen regie. Dan stemmen we het pakket af op hun werkproces en hebben wij meer een adviserende rol.” Zij wil de komende maanden bij reeds gemigreerde klanten de meerwaarde uit het systeem halen door de workflows uit te rollen. 1 januari 2024 is haar deadline voor de volledige overstap van alle klanten naar Visma.net HRM & Payroll. “En op basis van onze ervaringen gaan we in overleg met de klanten zorgvuldig afwegen wie wanneer te migreren.”

Blijf op de hoogte

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang nieuwe artikelen en updates van Visma | Raet.