Werkkostenregeling

Onder de werkkostenregeling (WKR) kan een werkgever maximaal 1,2% van het totale fiscale loon (de 'vrije ruimte') besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor zijn werknemers. Daarnaast kan hij bepaalde zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen, de zogenoemde gerichte vrijstellingen. Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte.

Om te voorkomen dat de waarde van bepaalde voorzieningen die de werknemer op de werkplek gebruikt, in de vrije ruimte valt, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Deze 'nihilwaarderingen' gaan dus ook niet ten koste van de vrije ruimte. De nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in natura, niet voor vergoedingen in geld.

Voor bepaalde voorzieningen op de werkplek en voor (dienst)woningen gelden normbedragen.

Arbovoorzieningen

Arbovoorzieningen zijn gericht vrijgesteld. Hierbij maakt het niet uit of deze worden vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld, en of de voorzieningen op de werkplek worden gebruikt of niet. In de volgende situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van de vrije ruimte.

Het gaat om de volgende voorzieningen:

• arbovoorzieningen op de werkplek;
• arbovoorzieningen buiten de werkplek (bijvoorbeeld een medische keuring).

Werkplek is een breed begrip. Voor de fiscus is dit elke plaats waar werknemers werken en waarvoor een werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk is, en strekt zich uit van kantoor tot bedrijfsauto.

De arbovoorzieningen moeten wel aan de volgende voorwaarden voldoen:

• De arbovoorzieningen hangen samen met verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet.
• De werknemer gebruikt de voorzieningen (gedeeltelijk).

De werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor de voorzieningen. Voorbeelden zijn:

• een veiligheidsbril met geslepen glazen voor een laborant of lasser;
• een zonnebril voor een chauffeur of piloot;
• speciale isolerende of beschermende kleding;
• een verplichte medische keuring;
• een aanstellingskeuring;
• een geneeskundig of arbeidsgezondheidskundig onderzoek, een second opinion of een griepprik in het kader van preventie- en verzuimbeleid;
• een door de werkgever geïnitieerd preventie- en gezondheidsprogramma;
• een EHBO-cursus die in redelijkheid deel uitmaakt van een arboplan.

De volgende voorzieningen zijn gericht vrijgesteld onder de voorwaarde dat deze voorzieningen deel uit maken van een arboplan:

• stoelmassage of reflexzonemassage, op de werkplek en tijdens werktijd;
• cursus stoppen met roken;
• arbovoorzieningen in de werkruimte thuis, die samenhangen met verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet.

De gerichte vrijstelling voor bedrijfsfitness is afgeschaft. Het gebruik van een fitnessruimte op de werkplek is onbelast. De vergoeding door de werkgever van een abonnement op een sportschool (fitness) wordt fiscaal hetzelfde behandeld als de vergoeding van een zwemabonnement of van de contributie van de hockeyclub. De werkgever kan ervoor kiezen dit onbelast te vergoeden. Deze vergoeding valt dan in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Daarbij is de zogenaamde gebruikelijkheidstoets van toepassing. Is het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte meer dan 1,2% van de fiscale loonsom, dan is over het bedrag daarboven 80% loonheffing verschuldigd.

Vitaliteitsprogramma

Onder de WKR is een door de werkgever geïnitieerd preventie- en gezondheidsprogramma gericht vrijgesteld. Trainingsdagen, workshops en on-line coaching zijn gericht vrijgesteld. Voor bepaalde voorzieningen geldt de aanvullende voorwaarde dat er sprake moet zijn van een arboplan. Een vitaliteitsprogramma is onderdeel van het arboplan. Voor sommige, nader te bepalen voorzieningen moet afzonderlijk worden vastgesteld onder welk fiscaal regime deze vallen.

De arbodienst kan een rol vervullen in een vitaliteitsprogramma. Sommige activiteiten zijn vrijgesteld van BTW, zoals een arbeidsgezondheidskundig spreekuur of periodiek onderzoek. Advisering en voorlichting is niet vrijgesteld. Diensten die bij voorbeeld door Raet worden geleverd, worden altijd belast met 21% BTW.

Een werkgever stelt initieel vast hoe groot het budget is dat aan een vitaliteitsprogramma kan worden besteed. Als een werkgever geen ongebruikelijke voorzieningen aanbiedt, zijn er geen fiscale verrassingen te verwachten in de vorm van bijvoorbeeld eindheffing of belast loon. In geval van twijfel kan de Belastingdienst vooraf worden geraadpleegd.