1. Tijdens de coronacrisis gaan de werkzaamheden in onze organisatie gewoon door, alleen de werknemers die op kantoor werken, werken thuis. De andere werknemers werken gewoon op hun standplaats. Wij hebben een cafetariaregeling die het medewerkers mogelijk maakt de fiscale ruimte te benutten. Mag ik de uitruil voor iedereen toepassen zoals altijd?

Nee, je mag de uitruil op basis van vaste reiskosten alleen toepassen voor werknemers die de keuze voor het uitruilen voor 13 maart 2020 hebben gemaakt en dat ook is vastgelegd.

2. In juli 2020 is een aantal nieuwe medewerkers in dienst gekomen die veelal thuiswerken. Mag ik voor deze nieuwe medewerkers de reiskosten uitruilen in december?

Ja, dat mag, alleen op basis van de werkelijke kilometers (reisbewegingen) als er minder dan 19 cent per kilometer is vergoed en er een limiet is aan de vergoede kilometers.

Voorbeeld:
Volgens de reisregeling ontvangen werknemers over de eerste 10 km enkele reis geen vergoeding,
daarna ontvangt men € 0,15 per km tot een afstand van 40 km enkele reis.
Werknemer A woont 50 km van zijn standplaats en is gedurende de periode van 1 juli t/m 31 december
iedere week 1 dag naar kantoor geweest, totaal 26 dagen.

Ontvangen reiskostenvergoeding 26 dagen x (30 x 2) = 1.560 km x € 0,15 = € 234,00
Totaal aantal km: 26 x (50 x 2) = 2.600 km
Hij mocht fiscaal gezien onbelast (2.600 x € 0,19) = € 494,00 ontvangen
De fiscale ruimte voor uitruil is dan € 494,00 - € 234,00 = € 260,00

3. Een parttime medewerkster die al vijf jaar in dienst is, is met ingang van 1 juli 2020 volledig gaan werken. Ze ontving een vaste reiskostenvergoeding op basis van drie dagen, mag ik daar nu vijf dagen van maken? (ze komt iedere dag naar kantoor)

Nee, dat is niet toegestaan, er moet een splitsing worden gemaakt. Voor de drie dagen waarop een onvoorwaardelijk recht bestond voor 13 maart kan de vaste, onbelaste reiskostenvergoeding worden gehandhaafd.  De twee dagen die eraan toegevoegd zijn, moeten op basis van de werkelijke afgelegde kilometers worden berekend en vergoed. 

4. Ons bedrijf gaat op 1 december 2020 verhuizen naar een plek 10 km verderop, moet ik nu de regeling van de vaste reiskostenvergoedingen voor al mijn mensen aanpassen?

Ja, als werknemers een hoger bedrag ontvangen aan vaste reiskostenvergoeding door de verhuizing dan moet er een splitsing in de vergoeding worden gemaakt.

De goedkeuring uit het Besluit noodmaatregelen coronacrisis ziet alleen op vergoedingen waar de werknemer uiterlijk op 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht op had en voor zover die vergoeding wordt gecontinueerd en dat is hier niet het geval. 

Voorbeeld:

De werkgever kent een vaste reiskostenvergoeding op basis van de 214 dagen regeling.
Werknemer A woont op 30 km afstand van zijn werk en werkt niet thuis.
Vaste reiskostenvergoeding is 214 dagen x ( 30 x 2 ) x € 0,19 = € 2.439,60 : 12 = € 203,30 p.m.
Door de verhuizing van de werkgever moet de werknemer nu elke dag dat hij naar kantoor gaat
20 km extra reizen. Hij is tot december 22 dagen naar kantoor geweest.

Reiskostenvergoeding in december:
Vast onbelast: € 203,30
Variabel op basis van reisbewegingen: (22 x 20) x € 0,19 = € 83,60

5. Een medewerker heeft zijn arbeidsovereenkomst op 1 maart 2020 getekend en is op 1 april in dienst gekomen. Mag ik hem nu wel of niet een vaste reiskostenvergoeding geven op basis van 214 dagen?

Het onvoorwaardelijk recht op vaste reiskosten is overeengekomen voor 13 maart 2020. Dus is een onbelaste, vaste reiskostenvergoeding op basis van 214 dagen toegestaan.

6. Mijn werknemer is langdurig ziek geweest, in februari 2020 hebben we de onbelaste vaste reiskostenvergoeding stopgezet. Met ingang van 1 november heeft hij zijn werkzaamheden hervat, alleen werkt hij nu vanwege de coronacrisis vanuit huis. Mag ik nu weer een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven op basis van de 214-dagen regeling?

Op 12 maart 2020 gold er voor deze werknemer geen onvoorwaardelijk recht op reiskostenvergoeding. Op het moment dat de werknemer weer gaat reizen ontstaat er een nieuw recht. Nu dat recht niet bestond op 12 maart 2020 geldt het Besluit hiervoor niet. De reisbewegingen moeten op basis van de werkelijke afgelegde kilometers worden vergoed.

7. Mijn werknemers krijgen een vaste reiskostenvergoeding volgens methode 1 in onderdeel 21.1.2 van het Handboek Loonheffingen 2020. Voor een aantal werknemers is een enkele reis van hun woning naar hun vaste werkplek meer dan 75 kilometer. Ik moet daarom voor die werknemers een nacalculatie doen. Mag ik dan de dagen waarop die werknemers thuis werkten door de coronacrisis, toch meetellen als reisdagen?

Dat mag als u de vaste reiskostenvergoeding vóór 13 maart 2020 hebt toegekend aan uw werknemers.

8. Een of meer van mijn werknemers hebben op grond van de cafetariaregeling gekozen voor een vaste maandelijkse reiskostenvergoeding in plaats van een deel van hun brutoloon. Mag deze vergoeding hetzelfde blijven?

U mag blijven uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding gebaseerd was, als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De maatregelen vanwege de coronacrisis gelden nog.
• Uw werknemers hebben vóór 13 maart 2020 hun keuze gemaakt.
• Het maakt hierbij niet uit of u de vergoeding onderbouwt met een onderzoek naar de daadwerkelijke reizen, of berekent volgens de zogenaamde praktische methode(s) uit het Handboek Loonheffingen 2020.

9. Een of meer van mijn werknemers krijgen aan het einde van het jaar met terugwerkende kracht een forfaitaire reiskostenvergoeding over 2020. Mag ik dan de dagen waarop deze werknemers thuis werkten door de coronacrisis, toch meetellen als reisdagen?

Nee. Want u hebt de vergoeding niet vóór 13 maart 2020 toegekend aan uw werknemers. Het maakt hierbij niet uit of u de vergoeding berekent volgens de praktische methode(s) uit het Handboek Loonheffingen 2020. U kunt wel een onbelaste vergoeding geven voor de daadwerkelijk gereisde kilometers tegen € 0,19 per kilometer. Geeft u een hogere vergoeding, dan is het deel boven € 0,19 belast.

10. Een of meer van mijn werknemers kiezen er op grond van de cafetariaregeling voor hun eindejaarsuitkering 2020 om te laten zetten in een vaste reiskostenvergoeding over 2020. Mag ik dan de dagen waarop deze werknemers thuis werkten door de coronacrisis, toch meetellen als reisdagen?

Dat hangt ervan af wanneer uw werknemers hun keuze hebben gemaakt. Hebben uw werknemers hun keuze gemaakt vóór 13 maart 2020? Dan mag u de thuiswerkdagen meetellen als reisdagen. Het maakt hierbij niet uit of u de vergoeding berekent volgens de praktische methode(s) uit het Handboek Loonheffingen 2020. Hebben uw werknemers hun keuze gemaakt op 13 maart 2020 of daarna? Dan mag u de thuiswerkdagen níet meetellen als reisdagen. U kunt wel toestaan dat uw medewerkers de eindejaarsuitkering 2020 omzetten in een onbelaste vergoeding voor de daadwerkelijk gereisde kilometers tegen € 0,19 per kilometer.

 

De antwoorden zijn gebaseerd op het Besluit Fiscale tegemoetkomingen naar aanleiding van de coronacrisis (Besluit noodmaatregelen coronacrisis), versie van 30 september 2020, en op informatie van de Belastingdienst. Indien de Staatssecretaris voor het jaar 2021 geen nieuw Besluit publiceert, zijn vanaf 1 januari 2021 de bestaande regels, gepubliceerd in het Handboek loonheffingen, onverkort van toepassing.   Dat betekent dat bij werknemers die reizen naar een vaste werkplek moet worden voldaan aan de 36-weken-eis, en bij medewerkers met een wisselende werkplek aan de 128 dagen-eis. Indien niet aan de eisen wordt voldaan, kan geen vaste vergoeding worden gegeven. Het alternatief is dat werkgevers de kosten van woon-werkverkeer vergoeden op basis van de werkelijk gereisde dagen.