Fiscale tegemoetkomingen, de reiskostenvergoeding

Fiscale tegemoetkomingen, de reiskostenvergoeding

Inleiding

Geactualiseerd op 10 november 2020

In de loop van het jaar heeft het kabinet diverse maatregelen genomen die tot doel hebben dat bedrijven hun personeel kunnen doorbetalen, bieden zelfstandigen een overbrugging en zorgen waar mogelijk voor behoud van liquiditeit van ondernemingen. Tevens heeft het kabinet een aantal fiscale maatregelen uitgewerkt, waaronder betalingsuitstel voor diverse soorten belastingen en het niet opleggen of vernietigen van betaalverzuimboeten.

De dialoog met belangenorganisaties, ondernemers en burgers over problemen rond werken en het coronavirus leidt periodiek tot aanvullende maatregelen. De maatregelen die betrekking hebben op de onderwerpen loonheffingen en sociale verzekeringen, ofwel de beloning van medewerkers, worden hieronder nader toegelicht. De maatregelen zijn vastgelegd in het Besluit Fiscale tegemoetkomingen naar aanleiding van de coronacrisis (Besluit noodmaatregelen coronacrisis), waarvan de laatste versie gepubliceerd is op 30 september 2020.

De beleidsmaatregelen hebben een tijdelijk karakter en zullen daarom worden ingetrokken zodra de omstandigheden dit mogelijk maken. De maatregelen met betrekking tot de loonheffingen kennen een einddatum van 31 december 2020.

Continuering vaste reiskostenvergoeding

Veel werknemers ontvangen een vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer met toepassing van de 214-dagenregel. Door de coronacrisis ondervindt het reispatroon van veel werknemers ingrijpende wijzigingen. Dit kan betekenen dat de werkgever de vaste reiskosten - onder normale omstandigheden op grond van fiscale regelgeving - moet aanpassen of tot het loon moet rekenen.

De Staatssecretaris staat toe dat een werkgever gedurende het jaar 2020 voor een vaste reiskostenvergoeding geen gevolgen verbindt aan een wijziging in het reispatroon van een werknemer. De werkgever kan deze goedkeuring ook toepassen voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Dit betekent dat de werkgever voor deze periode mag blijven uitgaan van de oorspronkelijke berekening van de reiskostenvergoeding.

Een en ander betekent ook dat de fiscale ruimte voor reiskosten in een cafetariaregeling veelal ongewijzigd zal blijven.

Deze goedkeuringen hebben alleen betrekking op reiskostenvergoedingen waarop de werknemer uiterlijk op 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht kreeg. Hetzelfde geldt voor keuzes die gemaakt zijn in het kader van een cafetariaregeling. Voor vergoedingen die zijn overeengekomen na 12 maart 2020 geldt dat de werkelijke reiskosten alleen nog op declaratiebasis worden vergoed.

Ook in het geval van een toegenomen reisafstand door verhuizing van werknemer of werkgever na 12 maart, vervalt het onvoorwaardelijk recht op de reiskostenvergoeding. Hetzelfde is het geval indien de reiskostenvergoeding van een werknemer is opgeschort voor 12 maart wegens langdurige ziekte, en weer is toegekend na 12 maart bij hervatting van het werk.

De goedkeuring laat onverlet dat werkgevers op grond van ondernemingsbeleid of eigen besluitvorming kunnen overgaan tot aanpassing van reiskosten- en andere kostenvergoedingen. Dit kan ook een - al dan niet tijdelijke - volledige bevriezing van de vergoedingen betekenen.

De goedkeuringen vervallen op 1 januari 2021!

Het vervallen van de goedkeuringen betekent dat werkgevers in de maand december van dit jaar de reisdagen woon-werkverkeer van hun werknemers in kaart moeten brengen. Ze moeten dit toetsen aan de eisen zoals die geformuleerd staan in het Handboek loonheffingen. Dat betekent dat bij werknemers die reizen naar een vaste werkplek moet worden voldaan aan de 36-weken-eis, en bij medewerkers met een wisselende werkplek aan de 128 dagen-eis. Indien niet aan de eisen wordt voldaan, kan geen vaste vergoeding worden gegeven. Het alternatief is dat werkgevers de kosten van woon-werkverkeer vergoeden op basis van de werkelijk gereisde dagen.

Verder kunnen werkgevers dus vanaf 1 januari 2021 over de thuiswerkdagen geen (vaste onbelaste) vergoeding meer geven voor kleine kosten. Door het meer thuiswerken zijn bij veel werkgevers de feiten en omstandigheden veranderd. Zij moeten dus goed beoordelen of de onderbouwing voor de vergoeding in 2021 nog volstaat.

Overige vaste vergoedingen

De minister heeft vastgesteld dat ook andere vergoedingen beïnvloed kunnen worden door een gewijzigd werk- of mobiliteitspatroon. Dat wordt in de huidige situatie ongewenst geacht. De minister heeft daarom op 18 juni goedgekeurd dat gedurende de werking van het besluit ook andere vaste vergoedingen ongewijzigd worden voortgezet. Daarvoor wordt uitgegaan van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is.

Ook hier geldt echter dat werkgevers vanaf 1 januari 2021 over de thuiswerkdagen geen (vaste onbelaste) vergoeding meer kunnen geven voor kleine kosten. Door het meer thuiswerken zijn bij veel werkgevers de feiten en omstandigheden veranderd. Zij moeten dus goed beoordelen of de onderbouwing voor de vergoeding in 2021 nog volstaat. 

Het alternatief is de thuiswerkvergoeding. In de cao voor rijksambtenaren zijn recent afspraken gemaakt over de vergoeding.. De vergoeding is een bruto vergoeding. Naar verwachting zullen meer werkgevers dit voorbeeld gaan volgen. Als de werkgever besluit de thuiswerkvergoeding onder te brengen in de vrije ruimte van de Werkkostenregeling (Wkr) hoeft de werknemer hier geen of veel minder loonbelasting over te betalen.

Let op:

  • Deze goedkeuring geldt niet voor een vergoeding voor extraterritoriale kosten.
  • De goedkeuring ziet alleen op vaste vergoedingen waarop de werknemer uiterlijk op 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht kreeg.