Reiskosten en het coronavirus

Algemeen

Veel werknemers moeten als gevolg van door de overheid opgelegde maatregelen om het coronavirus tegen te gaan, thuis gaan werken. Een gevolg van thuiswerken is dat men geen reisafstand heeft en geen reiskosten. Veel werknemers ontvangen wel een vaste vergoeding van hun werkgever voor de te maken reiskosten.

De overheid heeft nog geen richtlijnen bekend gemaakt hoe om te gaan met deze vaste vergoedingen. We kunnen op dit moment alleen uitgaan van de richtlijnen van de Belastingdienst, zoals vermeld in het Handboek loonheffingen.

Variabele reiskostenvergoeding

Voor werknemers die voor hun reiskosten woon-werkverkeer en overige zakelijke reiskosten een variabele vergoeding ontvangen, die zij op basis van kilometers kunnen declareren, valt er niets te declareren

Vaste reiskostenvergoeding

Er zijn ook werknemers die een vaste reiskostenvergoeding ontvangen voor hun woon- werkverkeer. Werkgevers mogen fiscaal gezien de vaste reiskosten onbelast blijven vergoeden gedurende maximaal zes aaneensluitende weken waarin de werknemer afwezig is.

in de praktijk komt het hierop neer dat men bij een verwachte langdurige afwezigheid de vaste, onbelaste reiskostenvergoeding nog mag uitbetalen gedurende de lopende en de eerstvolgende kalendermaand. Werknemers die gedurende de maand maart thuis zijn gaan werken, mogen tot eind april nog hun vaste onbelaste reiskostenvergoeding blijven ontvangen.

De onbelaste reiskostenvergoeding mag men weer hervatten vanaf de maand, na de maand waarin de werknemer zijn werkzaamheden hervat op zijn oorspronkelijke werkplek. Werknemers die op 1 juli weer moeten reizen om op hun werk te komen, mogen vanaf 1 augustus weer een vaste onbelaste reiskostenvergoeding ontvangen.

Werknemers die een vaste reiskostenvergoeding ontvangen op basis van het 214 dagencriterium, moeten minstens 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reizen. Hierbij wordt rekening gehouden dat de werknemer met behoud van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding 2 dagen in de week thuis kan werken.. Het is niet bekend hoelang het thuiswerken als gevolg van het coronavirus blijft aanhouden. Werkgevers dienen hier aan het einde van het jaar rekening mee te houden.

Impact mobiliteitsvergoeding

Er zijn werknemers die in plaats van een auto van de zaak een mobiliteitsvergoeding ontvangen. De mobiliteitsvergoeding is in principe een belaste vergoeding. Werkelijk gemaakte kosten kunnen onder voorwaarden uitgeruild worden. Hierbij kan worden gedacht aan zakelijke kilometers à € 0,19 per km of kosten van openbaar vervoer. Tijdens een periode van thuiswerken zijn er geen zakelijke reiskosten en kan er niet bruto voor netto worden uitgeruild.

Maandelijks uitruilen van reiskosten

Het maandelijks uitruilen van onbelaste reiskosten voor woon- werkverkeer gaat uit van het 214 werkdagen criterium voor werknemers die 5 dagen per week werken.

Omdat we op dit moment niet kunnen bepalen hoelang de Corona crisis duurt en werknemers thuis moeten werken, kunnen we ook niet bepalen of werknemers van de 214 werkdagen ook 128 dagen naar hun vaste werkplek zullen reizen. Pas aan het einde van het jaar kan worden vastgesteld of de reiskostenvergoeding terecht onbelast was.