De vaste vergoedingen zoals genoemd in het Besluit noodmaatregelen corona crisis (besluit 3 maart 2021, nr 2021-38397) worden onderverdeeld in:

• Vaste reiskostenvergoedingen
• Andere vaste vergoedingen

Vaste reiskostenvergoedingen

De Staatssecretaris staat toe dat een werkgever net als in 2020, gedurende het eerste kwartaal 2021 voor een vaste reiskostenvergoeding geen gevolgen verbindt aan een wijziging in het reispatroon van een werknemer. De werkgever kan deze goedkeuring ook toepassen voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Dit betekent dat de werkgever voor deze periode mag blijven uitgaan van de oorspronkelijke berekening van de reiskostenvergoeding.

Een en ander betekent ook dat de fiscale ruimte voor reiskosten in een cafetariaregeling veelal ongewijzigd zal blijven.

Deze goedkeuringen hebben alleen betrekking op reiskostenvergoedingen waarop de werknemer uiterlijk op 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht kreeg. Hetzelfde geldt voor keuzes die gemaakt zijn in het kader van een cafetariaregeling. Voor vergoedingen die zijn overeengekomen na 12 maart 2020 geldt dat de werkelijke reiskosten alleen nog op declaratiebasis worden vergoed.

Op grond van informatie van de Belastingdienst kan worden gesteld dat iedere wijziging van de vergoeding, bijvoorbeeld bij verhuizing of bij opschorting tijdens ziekte, een einde maakt aan het onvoorwaardelijk recht.

Andere vaste vergoedingen

In 2020 was het toegestaan om de netto betaling van andere vaste kostenvergoedingen ongewijzigd voort te zetten, uitgaande van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd was.

Netto betaling van deze vaste kostenvergoedingen was alleen toegestaan als de werknemer uiterlijk 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht had op deze vergoedingen.

Met de publicatie van bovengenoemd Besluit van de Staatssecretaris is deze goedkeuring vervallen met ingang van 1 januari 2021.
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2021-11856.html

Hoe handelen

Voor wat betreft de te ondernemen acties zijn er twee invalshoeken, fiscaal en arbeidsrechtelijk.

Naar aanleiding van het vervallen van de goedkeuring voor andere kostenvergoedingen is er een viertal opties:

1. de vaste vergoeding staken en overgaan op declareren van kosten;
2. de onbelaste vaste vergoeding bruteren, zodat de werknemer hetzelfde netto bedrag ontvangt;
3. de onbelaste vaste vergoeding wijzigen in een belaste vergoeding;
4. de onbelaste vaste vergoeding opnemen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling, met het risico van eindheffing bij overschrijding van die vrije ruimte.

Dan is er nog het arbeidsrechtelijke aspect. De mogelijkheden voor een werkgever om de netto vaste kostenvergoeding eenzijdig te wijzigen zijn afhankelijk van de wijze waarop deze is overeengekomen. Als de kostenvergoeding is vastgelegd in arbeidsovereenkomst of CAO, geldt als hoofdregel dat een werkgever deze arbeidsvoorwaarden niet zomaar eenzijdig mag stopzetten of wijzigen. Dit is alleen mogelijk als in arbeidsovereenkomst of CAO een eenzijdig wijzigingsbeding is opgenomen waaruit blijkt dat de werkgever arbeidsvoorwaarden eenzijdig mag wijzigen. Het eenzijdig wijzigen mag dan alleen in die gevallen waarin het belang van de werkgever zwaarder weegt dan het belang van de werknemer.

De mogelijkheden van Implementatie van een nieuw stelsel van kostenvergoedingen zijn afhankelijk van de mogelijkheden van toekomstige fiscale wetgeving. Daartoe is ook instemming van de competente belastinginspecteur noodzakelijk.